یک نرم‌افزار حسابداری برای هر شرکتی، صرف‌نظر از اندازه شرکت یا بخش، بسیار ضروری است. در طول دهه‌ها، تعداد نرم‌افزارهای مالی توسعه‌دهنده نرم‌افزار حسابداری برای سازمان‌ها افزایش چشمگیری داشته. در نتیجه، فرآیند نسبتا ساده انتخاب یک سیستم حسابداری با عملکرد بالا، تا حدودی دشوار شده است. جدا از این واقعیت که کیفیت ساخت متفاوت است، برخی از تامین‌کنندگان عملکرد برتر را نسبت به دیگران ارائه می‌دهند. از طرف دیگر، برخی گزینه‌های مقیاس‌پذیری بیشتری را ارائه می‌دهند.
انتخاب عملکرد مناسب و نرم‌افزار حسابداری بهینه برای سازمان شما زمانی ساده‌تر می‌شود که فرد از اهمیت چنین راه‌حلی مطلع شده و به‌طور کامل از اهمیت آن آگاه باشد. بیایید نگاهی عمیق‌تر به این داشته باشیم که چرا داشتن یک سیستم حسابداری برای سازمان شما حیاتی است!
نرم‌افزار حسابداری چیست؟
با ارتقای نسخه سنتی حسابداری، نرم‌افزار مالی به شما کمک می‌کند تا فرآیند مدیریت مالی خود را با کاهش زمان، انجام کارهای تکراری مبالغ قابل پرداخت، صورتحساب و تطبیق و … را خودکار انجام دهید.
برای مدیریت امور مالی کسب‌وکارتان، نرم‌افزار حسابداری شما باید چندکاره باشد و بتواند ورودی و خروجی پول شما را با حساب‌های مختلف اندازه‌گیری کند. برای صرفه‌جویی در زمان و بهره‌وری، این نرم‌افزار باید قابلیت‌های فراوانی را توسعه دهد. ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری شما باید شامل تمام برنامه‌های مشتری، صورتحساب مشتریان، سوابق دریافتنی‌ها و بدهی‌ها باشد. یک نرم‌افزار واضح و شفاف، ترازنامه‌ی شما را ساده‌تر و جریان نقدی شما را آسان‌تر می‌کند.
ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار حسابداری
جزییات مالی متعددی مانند حساب‌های بانکی، صورتحساب‌های بانکی و سایر داده‌های مالی باید در نرم‌افزار پردازش شوند. بنابراین سیستم حسابداری باید به‌روز باشد. چه یک کسب‌وکار کوچک باشد که به تازگی نرم‌افزار حسابداری را راه‌اندازی کرده است یا یک شرکت در سطح سازمانی که تصمیم به ساخت یک نرم‌افزار حسابداری گرفته است، به تمام ویژگی‌های کلیدی مانند صورتحساب اولیه، سیستم پردازش پرداخت‌ها، پرداخت الکترونیکی مالیات، مدیریت حقوق و دستمزد، و مدیریت موجودی نیاز دارد که در نرم‌افزار ادغام شده باشند تا فرآیند را ساده کند.
نرم‌افزار حسابداری مناسب تمام پیش‌نیازهای مشتریان را برطرف می‌کند. کسب‌وکارها هنگام برنامه‌ریزی برای توسعه این نرم‌افزار به امنیت کامل نیاز دارند چراکه جزییات ارائه شده بسیار محرمانه است. پرداخت‌ها، پرداخت الکترونیکی مالیات، صورتحساب تراکنش‌های تجاری، اتصال به سامانه‌های مالیاتی و سایر تسهیلات از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری هستند. کسب‌وکارها اکنون می‌توانند نتایج را با عملیات مالی سریع‌تر ساده‌سازی کنند. حال ببینیم که چه ویژگی‌های ایده‌آل نرم‌افزار حسابداری می‌تواند برای کسب‌وکارتان تفاوت ایجاد کند و شرکت شما برای اجرای روان به چه چیزی نیاز دارد.
دفتر کل: تمام معاملات مالی را ثبت می‌کند
ویژگی‌های کلیدی اساسی حسابداری، مانند دفتر کل، نقشه حساب‌ها، صورتحساب، مدیریت مالیات، تطبیق حساب‌ها، حساب‌های پرداختی، حساب‌های دریافتی، گزارش‌های مالی و حقوق و دستمزد و سوابق پرداخت‌ها، باید در هر نرم‌افزار حسابداری گنجانده شود. آن‌ها همچنین در اداره قوانین مالی، مانند قوانین ایالت به ایالت در مورد موضوعاتی مانند مالیات بر فروش آنلاین، کمک می‌کنند. برای پرداختن به همه ویژگی‌های حسابداری با هم در نرم‌افزار نیاز به هوشمندی و تخصص دامنه در مورد آنچه لازم است و آنچه نیست. دفتر کل موتوری است که حاوی اطلاعات توسعه نرم‌افزار است که شامل تمام اطلاعات حیاتی است که به تراکنش‌های مالی کمک می‌کند. این خود شبیه به حسابداری سنتی است که ورود داده‌ها و گزارش‌ها را مدیریت می‌کند. همچنین می‌تواند به‌طور موثر تمام جزییات از صورت‌های مالی اولیه، محاسبات مالیاتی، صورت‌های بانکی و موجودی، مدیریت جریان نقدی، حساب‌های دریافتنی (AR) و حساب‌های پرداختنی (AP) را نیز مدیریت کند.
این دفتر کل؛ همچنین شامل فروشندگان شخص ثالث و جزییات آن‌ها همچون حساب‌های بانکی، روش‌های پرداخت، صورتحساب‌ها و پیش پرداخت در صورت وجود و سایر رویه‌های مالی خواهد بود.
کاربرپسند بودن
نرم‌افزار حسابداری، به‌طور کلی، پاسخگوی انواع کاربران است. دامنه خاصی وجود ندارد که حسابداری به آن علاقه داشته باشد، اما مشتریان ممکن است از دامنه آن متفاوت باشند. با این حال، وقتی سیستم حسابداری خود را می‌سازید، باید اطمینان حاصل کنید که سیستمی که انتخاب کرده‌اید کاربرپسند و شهودی است و هر کسی(کارکنان) می‌تواند از آن استفاده کند، از جمله آن‌هایی که حسابداری یا دانش فنی ندارند. علاوه بر این، انتخاب شما باید سازگار و کاربردی باشد. به‌خصوص دارای گزینه‌هایی با قابلیت گزارش‌دهی چند بعدی باشد، به این معنا که تیم شما می‌تواند گزارش‌هایی هماهنگ با نیازها و اهداف شرکت شما ایجاد کند.
تحلیل و گزارش
تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی ویژگی‌هایی هستند که یک نرم‌افزار حسابداری و مالی ERP ابری خوب باید از آن برخوردار باشد. نگهداری سوابق گزارش‌ها نیاز اساسی هر کسب‌وکاری برای تجزیه و تحلیل و گزارش وضعیت بحرانی مالی است. دسترسی آسان به سوابق می‌تواند انجام وظایف و جلسات اصلی در سازمان‌ها را تسهیل کند. در زمان تصمیم‌گیری، این تجزیه و تحلیل و گزارش به مدیریت کمک می‌کند و حداکثر زمان و استرس آن‌ها را به حداقل می‌رساند. این ویژگی نرم‌افزار حسابداری بسیار مهم است و به شما این امکان را می‌دهد تا گزارش‌های مالی را با حفظ تمامِ محرمانه بودن، ردیابی و نظارت کنید. این امکان ردیابی در زمان واقعی داده‌های ضروری را فراهم می‌کند که در نهایت به ساخت بهترین نرم‌افزار حسابداری کمک می‌کند.
به‌روزرسانی و مقیاس‌پذیری خودکار
هنگام طراحی نرم‌افزار، باید آن را با رویکردی آینده‌نگر توسعه دهید. فناوری می‌آید و می‌رود و هر روز نوآوری‌هایی برای ساده‌سازی مشاغل و مدیریت سریع اتفاق می‌افتد. مشتریان باید فناوری را ارتقا دهند و بنابراین سیستم حسابداری توسعه‌یافته شما نیز باید تعادلی داشته باشد تا پول، فروشندگان و هزینه‌ها را در مسیر خود نگه دارد. این نرم‌افزار توسعه‌یافته برای کسب‌وکارتان در دراز مدت مفید است. نرم‌افزار حسابداری باید بتواند با بزرگ‌تر شدن و ثروتمندتر شدن شرکت، با آن توسعه یابد. برنامه باید بتواند خود به خود سازگار شود یا به‌سرعت به‌روز شود. باید بتواند پایگاه کاربر بیشتری و همچنین تراکنش‌های بیشتری را مدیریت کند. از آن‌جایی که شاهد افزایش حجم داده‌ها هستیم که بیشتر آن داده‌های مالی است، این باید با استفاده از ابزارها یا نرم‌افزارهای تخصصی خودکار شود.
صورتحساب و پردازش پرداخت
نرم‌افزار حسابداری توسعه‌یافته باید بتواند صورتحساب و پرداخت‌ها را به بهترین شکل مدیریت کند. مثل این است که شما باید از میزان بدهی خود به کسی آگاه باشید یا این‌که کسی به شما بدهکار است. چنین نرم‌افزاری به شما کمک می‌کند مبلغی را که به شما تعلق می‌گیرد تجزیه و تحلیل کنید. تمامی نرم‌افزارهای حسابداری به شما امکان چاپ فاکتورها را می‌دهند و اکثر آن‌ها امکان ارسال ایمیل را نیز دارند.
اطلاعات اولیه مشتری شما، مانند نام، نشانی، شماره حساب، و شرایط عادی، باید توسط سیستم‌تان به‌خاطر سپرده شود. اکثر تجارت امروزی مبتنی بر نرم‌افزار است و بنابراین سیستم‌هایی با ویژگی‌های پیشرفته برای هر کسب‌وکاری ضروری است. به‌خصوص وقتی صحبت از حسابداری و مدیریت مالی باشد.
استفاده از موبایل
نرم‌افزار حسابداری که سازگار با موبایل باشد، دیگر چیز لوکسی نیست که فقط شرکت‌های بزرگ بتوانند از پس آن برآیند. این به یک هنجار جدید برای مشاغل تبدیل شده است که تحرک کسب‌وکار خود را به مشتریانشان ارائه دهند. اکثر نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین شامل برنامه‌های اندروید و iOS هستند. برخی از برنامه‌های تلفن همراه ممکن است فقط بتوانند در نظارت بر هزینه‌ها به شما کمک کنند. در حالی که دیگران نیز ممکن است قادر به توسعه و همچنین ارسال فاکتور باشند.
امنیت
دپارتمان حسابداری همیشه اطلاعات مالی حساس و حیاتی دارد که می‌توان گفت از اسرار هر کسب‌وکاری نیز آگاه است. بنابراین حفظ امنیت داده‌ها بسیار مهم است. توصیه می‌شود که برنامه‌های حسابداری با سطح بالایی از امنیت و مقیاس‌پذیری در برنامه‌ها توسعه دهید. برای هر کسب‌وکاری، امنیت یک رکن اصلی و حیاتی است. بنابراین، هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری و مالی، مطمئن شوید که به دنبال حفاظت و امنیت داده‌ها به‌عنوان یک ویژگی ضروری هستید.
حساب‌های پرداختی
در بخش دفتر کل، قبلا در مورد این ویژگی گفته‌ایم. نشان می‌دهد که چگونه حساب‌های پرداختی به‌همان اندازه بخش مهمی از پرداخت‌ها هستند. با استفاده از این ویژگی، در نرم‌افزار حسابداری خود، به تمام اطلاعات فروشنده، سیستم‌هایی که خروجی تراکنش‌های تجاری را مدیریت می‌کنند و آنچه شرکت بدهکار است، دسترسی خواهید داشت. در حساب‌های پرداختی این سه عامل نقش مهمی دارند.
سفارشات خرید – این بخش شامل یک مسیر از تمام سفارش‌های با قیمت‌هایی است که نیاز به پردازش دارند. ممکن است در پردازش متفاوت باشد، اما به‌طور متوالی از تمام قیمت‌ها از خرید تا پرداخت پیروی می‌کند.
پرداخت‌های خودکار– این بخش به پرداخت‌های برنامه‌ریزی‌شده، پیش‌نویس‌ها با کوچک‌ترین جزییات از بانک‌ها، مبلغ قابل انتقال، داده‌های فاکتورها و اطلاعات مشابه رسیدگی می‌کند.
یادداشت‌های اعتباری– بیشتر اوقات، یادداشت‌های اعتباری به فروشندگان داده می‌شود و مشاغل از آن اطلاعی ندارند. بنابراین توسعه یک نرم‌افزار حسابداری عدم تعادل داده‌های مالی را نشان می‌دهد و اعتبار فروشنده را ردیابی و کنترل می‌کند. این سیستم یک ایده واضح از سود و زیان کسب‌وکار را تضمین می‌کند.
شناسایی و جلوگیری از خطاها
شفافیت و دقت، دو عاملی هستند که هنگام استفاده از نرم‌افزار حسابداری تضمین کننده هستند. یک راه‌حل قابل اعتماد برای ارائه به‌موقع داده‌ها، محاسبه صحیح و حذف اشتباهات طراحی و کدگذاری شده است. در نتیجه، می‌توانید انتظار داشته باشید که توسعه مالی شرکت شما واضح و قابل درک باشد. در نتیجه، می‌توانید برنامه‌ها و استراتژی‌هایی را ایجاد کنید که متناسب با نیازهای کسب‌وکار باشد.
مزایای یک نرم‌افزار حسابداری
نخست و مهم‌تر از همه، نرم‌افزار شما باید قابلیت ورود چندگانه را داشته باشد. جدای از آن، به مزایای خاصی از انتخاب نرم‌افزار حسابداری اشاره خواهیم داشت.
- رویه‌های ورود داده‌ها بسیار ساده و سریع هستند.
- شما گزارش‌های مالی عمیق و جامعی دریافت می‌کنید.
- خطاهای دستی کاهش می‌یابد و به‌همین دلیل می‌توان تصمیمات دقیق گرفت.
- زمان تایید فاکتورها و پرداخت‌های نقدی را کاهش دهید.
- چندین بخش می‌توانند به داده‌های حسابداری متمرکز دسترسی داشته باشند.
- مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری را فعال می‌کند.
- به طور کلی، گزارش‌های مالی به‌موقع و آموزنده دریافت می‌کنید.
به‌عنوان مثال برای درک موضوعات بالا، اشاره به انواع گزینه‌های گزارشگیری که یک نرم‌افزار حسابداری ارائه می‌دهد، است. خوشبختانه، مجموعه‌ای از گزینه‌های گزارش‌دهی از گزارش‌های استاندارد گرفته تا گزارش‌های قابل تنظیم، خلاصه نمودارها، گزارش‌های فرعی، پیش‌بینی هزینه و غیره را خواهید یافت.
اکنون ممکن است بپرسید تفاوت در چیست؟ خُب، مشاغل می‌توانند،گزارشگیری‌های استاندارد صورت‌های درآمد و هزینه (سود و زیان)، ترازنامه آزمایشی (دارایی‌ها و بدهی‌ها)، صورت جریان نقدی، حساب‌های دریافتی، حساب‌های پرداختی و خلاصه حقوق و دستمزد را منتشر کنند. در حالی‌که با گزارشگیری قابل تنظیم، می‌توانید هر گزارشی را که انتخاب، ایجاد و جمع‌آوری کنید. فقط اطمینان حاصل کنید که سیستمی را انتخاب کرده‌اید که کسب‌وکارها را قادر می‌سازد ستون‌هایی را در گزارش‌های استاندارد اضافه یا حذف کنند، اندازه عرض ستون‌ها را تغییر دهند و گزارش‌های سفارشی را به‌خاطر بسپارند تا بتوانند در آینده آن‌ها را تکرار کنند. درست قبل از شروع یافتن نرم‌افزار حسابداری مناسب، تجزیه و تحلیل نیازها و الزامات و درک واضح عملکردهایی که باید انجام شود، بسیار مهم است.
نتیجه‌گیری
پیچیدگی و مجموعه ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری در هر کسب‌وکار متفاوت است و بستگی به این دارد که آیا مشتری یک مالک انحصاری است که به‌دنبال یک سیستم واحد ساده است یا یک سازمان بزرگ که یک راه‌حل کامل را به کار می‌گیرد. توسعه نرم‌افزار حسابداری ممکن است برای برآورده کردن نیازهای منحصر به فرد هر کسب‌وکار با گنجاندن اجزا و ابزارهای خاص صنعت سفارشی شود. برنامه‌های حسابداری از نظر سودمندی، قیمت‌گذاری، تعداد کاربر و قابلیت‌های تراکنش نیز متفاوت هستند.
