اهمیت مدیریت مالی

مهمترین مساله در هر کسب و کار، مدیریت هزینه می‌باشد. این امر در زمان وقوع بحران از اهمیت دو چندان برخوردار می‌باشد. در حقیقت نخستین کاری که در مواجهه با شرایط بحرانی باید انجام داد، اولویت بندی و مدیریت هزینه هاست. کنترل هزینه ها ساده ترین راه برای سازگاری سریع شرکت ها با هر نوع رکود اقتصادی پیش بینی نشده است.

برای مثال، در شرایط کنونی ممکن است عواقب اقتصادی کووید19 از کنترل شما خارج باشد، اما اجرای اقدامات سریع و استراتژیک کنترل هزینه می‌تواند برای سازمان شما تفاوت بین مرگ و زندگی ایجاد نماید. بنابراین این سوال مهم به ذهن ما خطور خواهد کرد که این اقدامات چه می‌باشند و چگونه می‌توان به بهترین نحو هزینه ها را مدیریت کرد، تداوم تجارت را حفظ و در دوره‌های بحران اقتصادی رشد کرد.

نکته بسیار مهم و قابل توجه این است که مدیریت و کنترل هزینه ها لزوماً به معنای کاهش هزینه ها نمی‌باشد. در واقع مدیریت هزینه فرایند برنامه ریزی و کنترل بودجه یک کسب و کار است. به این مفهوم که به یک کسب و کار اجازه می‌دهد تا برای کمک به احتمال اتلاف بودجه، هزینه های قریب الوقوع را پیش بینی کند. در شرایط بحران اقتصادی، مدیریت هزینه به ما کمک می کند تا بودجه در جایی هزینه شود که ارجح و لازم می‌باشد.

باید در نظر داشت که کنترل هزینه ها بدون مطالعه تأثیرات آن‌ها می‌تواند خطرناک باشد. به عنوان مثال، یک شرکت با هدف کنترل هزینه های خود تصمیم به اخراج کارگران موقت خود می گیرد، اما ماه ها بعد نمی تواند سفارش بزرگی را بپذیرد زیرا کارمندان کافی برای انجام کار ندارد. در ادامه راهکارهایی برای مدیریت هزینه آورده شده است که شرکت شما می تواند برای تجدید نظر فعالانه در کنترل هزینه ها برای به حداقل رساندن تأثیر منفی رکود بر تجارت، بکار گیرد.

کار را با درک تصویری صحیح از شرایط بحرانی خود شروع کنید.

اگر کسب و کار شما با بحران مالی مواجه شده است، اول ماهیت و عمق بحران را بررسی نمایید. مشکل نقدینگی دارید و یا مشکل در ترازنامه؟ این بحران حال حاضر شما کوتاه مدت است یا بلند مدت؟ با چه مقدار کمبود بودجه مواجه هستید؟ بنابراین یک تیم مدیریت بحران هزینه متشکل از هیات مدیره، مدیر مالی، کارگزار بانکی، حسابدار مالیاتی و دیگر افراد مرتبط ایجاد نمایید.

اعضای تیم به شما کمک می کنند تا راهبرد مناسب در مواجهه با بحران را انتخاب کنید و استراتژی های بهترین و بدترین حالت ممکن را تدوین نمایید.

هزینه ها را قفل کنید.

اولین اقدامی که یک شرکت باید انجام دهد، کنترل میزان خروج پول و هزینه ها است. شما باید اطمینان حاصل کنید که هیچ هزینه غیر ضروری اتفاق نمی افتد. نیاز به دریافت تأییدیه قبل از خروج پول، در همه زمان ها به ویژه در شرایط بحران اقتصادی راه حلی الزامی و محتاطانه است. بسته به بزرگی شرکت، مراجع امضا یا حتی درج مدیر عامل به عنوان تأیید کننده نهایی کلیه هزینه ها را در نظر بگیرید.

می توانید با استفاده از یک سیستم الکترونیکی، توالی تأیید کننده های مختلف را ایجاد کنید و با کاهش چالش های اقتصادی، در تغییر سطح تأیید انعطاف پذیر باشید. بنابراین یک فرآیند شفاف برای ارزیابی درخواست های مالی ایجاد کنید. در زمان رکود، مدیریت هزینه با بررسی دقیق درخواست ها برای خرید و خروج پول شروع می شود.

در بودجه ها تجدید نظر کنید.

چیزی به عنوان تجزیه و تحلیل بیش از حد در شرایط بحرانی وجود ندارد. جلساتی منظم را برای بررسی گزارش های واقعی بودجه و با کمک تجزیه و تحلیل واریانس برنامه ریزی کنید. این کار به مدیران و رهبران این امکان را می‌دهد تا در زمان واقعی مسیر هزینه های تجزیه و تحلیل شده را بررسی کنند و بودجه را در جای صحیح و مناسب هزینه نمایید.

هزینه های عملیاتی را تحلیل کنید.

هزینه های عملیاتی شامل هزینه هایی می باشند که در حین انجام فعالیت های معمول کسب و کار پیش می آید، از جمله اجاره بها، تجهیزات، هزینه موجودی کالا، بازاریابی، پرداخت حقوق، بیمه و بودجه اختصاص یافته برای تحقیق و توسعه. در ابتدا موارد عمده هزینه های عملیاتی را در کسب و کار خود مرور کنید. در دوران رکود، تغییر سیاست های کاری و ایجاد تعدیلات می تواند برای جریان نقدی کوتاه مدت بسیار مفید باشد. هزینه های حقوق و دستمزد کارکنان خود را بررسی کنید.

برای ایجاد تعدیلات مناسب ضمن حفظ فرهنگ و روحیه شرکت، نیروی غیر ضروری را تعریف کنید. آیا کارمندان تمام وقت می توانند پاره وقت شوند؟ آیا می توان استخدام های پیش بینی شده را به تعویق انداخت؟ آیا می توان پروژه های قراردادی را به حالت تعلیق درآورد؟ یک محیط کار از راه دور دوستانه، نه تنها هزینه های عملیاتی را کاهش می‌دهد، بلکه هزینه های آب و برق و لوازم اداری و هزینه های مربوطه نیز کاهش می‌دهد.

هزینه های اختیاری را مدیریت کنید.

هزینه اختیاری آن دسته از هزینه های غیر ضروری می‌باشد که می تواند در کوتاه مدت محدود شود یا حتی از بین برود بدون اینکه تأثیر آنی بر سودآوری کوتاه مدت یک کسب و کار بگذارد. تا حد امکان هزینه های اختیاری را به تعویق بیندازید. این هزینه ها را با پاسخ به این سوالات مشخص نمایید. آیا این هزینه برای شرکت “خوب” یا “حیاتی” است؟ اگر این هزینه را حذف کنیم یا آن را جای دیگری را هزینه نماییم، آیا فروش یا روابط ما با مشتریان در کوتاه مدت آسیب می بیند؟ آیا نتیجه نهایی ما در کوتاه مدت آسیب می بیند؟ آیا روحیه اعضای تیم آسیب می بیند؟

هزینه های اختیاری را می توان در مواردی مانند تبلیغات، رویداد و کنفرانس، هزینه های کارمندان مانند آموزش و رویدادهای خارج از سازمان جستجو کرد و مطابق صلاحدید در شرایط بحرانی براساس استراتژی مقابله با شرایط بحران تصمیمات دیگری را اتخاذ و جایگزین کرد.

هزینه های اتلاف شده را شناسایی کنید.

یکی دیگر از مهمترین گام‌ها در مدیریت هزینه ها، شناسایی اتلاف است. برای فهمیدن اینکه شرکت شما در چه مکانی منابع خود را هدر می‌دهد، مهم است که فرآیندهای داخلی را کنترل کنید تا متوجه شوید که آیا آن‌ها به روشی کارآمد انجام می شوند یا خیر. برای مثال ممکن است میزان فروش شما کاهش یابد، زیرا کارمندان واحد فروش شما اطلاعات صحیحی را به مشتریان ارائه نمی‌دهند، بنابراین این مسئله نشان می‌دهد که مشکلی در استخدام و یا آموزش کارمندان شما وجود دارد.

حرف آخر

کنترل هزینه ها و ایجاد فرهنگ مصرفی در کل شرکت یک روش پیشگیرانه برای حفظ سلامت کسب و کار شما در زمان رکود اقتصادی است. ما اطمینان داریم که اجرای این راه کارها در طولانی مدت به نفع سازمان شما خواهد بود و به شما کمک می کند در دوره رکود اقتصادی زنده بمانید و حتی به طور بالقوه رشد کنید.

شهرام شکوری 

 مؤسس و رئیس هیات مدیره گروه شرکت‌های طرفه نگار، مبتکر نرم افزار حسابداری هلو

منبع مقاله:

پایگاه خبری کار و کارآفرینی

https://karokarafarini.ir/