راه‌اندازی و مدیریت یک کسب‌وکار کوچک یا متوسط، کار پرهزینه‌ای است. در حالی که کسب‌وکارهای بزرگ‌تر، اغلب پشتوانه مالی قابل‌توجهی دارند و می‌توانند هزینه‌های زیادی بپردازند، صاحبان شرکت‌های کوچک باید خلاقیت بیشتری در کاهش هزینه‌ها داشته باشند و تا حد ممکن، خرج‌های اضافه انجام ندهند.
برنامهریزی برای کسب‌وکار و زیر نظر گرفتن تمام هزینه‌هایی که انجام می‌شود، بهترین راه برای کاهش هزینه‌های شرکت‌ها و فروشگاه‌های کوچک یا متوسط است. علاوه بر آن، اجرای چند تکنیک مدیریت هزینه مؤثر، حتی در شرایط اقتصادی سخت هم می‌تواند کسب و کار شما را از تعطیلی نجات دهد. در ادامه، چند مورد از این ایده‌ها را ذکر خواهیم کرد.
کاهش هزینه‌ها با مدیریت سربار
یکی از سریع‌ترین راه‌های کاهش هزینه‌های کسب‌وکار این است که هزینه‌های بالاسری را کم کنید. این هزینه‌ها به ویژه برای شرکت‌ها و فروشگاه‌هایی که محل استقرار فیزیکی دارند جدی هستند. چنین کسب‌وکارهایی مجبور به پرداخت هزینه‌های زیاد برای قبض آب و برق و گاز هستند و برای انبارداری هم مخارج زیادی متحمل می‌شوند.
اگر هزینه‌های سربار شرکت یا فروشگاه‌تان زیاد شده است، بد نیست به فکر ورود به دنیای تجارت الکترونیکی و فروش آنلاین باشید. بسیاری از کسب‌وکارها و فروشگاه‌های فیزیکی به طور کامل و جدی وارد فروش آنلاین شده‌اند. براساس تحقیقات مؤسسه فورستر، فروش آنلاین خرده‌فروشی‌ها تا سال 2022 به حدود 460 میلیارد دلار در سال خواهد رسید. فروش آنلاین می‌تواند به طور چشمگیری هزینه‌ها را کاهش دهد و به شما اجازه می‌دهد با صرف زمانی ثابت، به مخاطب‌های بیشتری دسترسی پیدا کنید.
اگر به فکر فروش آنلاین هستید، می‌توانید به drop shipping هم فکر کنید. روش کار این است که تولیدکننده، سفارشی که شما دریافت کرده‌اید را برای خریدار ارسال خواهد کرد و دیگر نیازی نخواهید داشت که برای انبارداری هزینه کنید یا مکانی اجاره نمایید. به این ترتیب، سود ناخالص شما بالاتر می‌رود و در عین حال کارایی و بهره‌روی بیشتری هم خواهید داشت.
اگر کسب‌وکارتان خیلی کوچک است، بد نیست که در فضاهای کار اشتراکی فعالیت کنید. این نوع فضاها علاوه بر اینکه هزینه‌های اجاره دفتر را برای شما کاهش می‌دهند، مزیت‌های متعددی هم دارند؛ مثلا اینکه در کنار کسب‌وکارها و افراد فریلنسر (آزادکار) متعددی کار می‌کنید که هر کدام از آن‌ها می‌توانند در انجام کارهای مختلف به شما کمک کنند و باز هم هزینه‌های عملیاتی و اجرایی کسب‌وکار شما را کاهش دهند.
کاهش هزینه‌ها با استفاده از فناوری
فناوری مناسب می‌تواند بهترین دوست یک کارآفرین باشد. نرم‌افزارهای موجود برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (از جمله نرم‌افزارهای حسابداری) نه تنها عملیات‌های کاری را ساده می‌کنند، بلکه به کسب‌وکارهای کوچک اجازه می‌دهند تا با شرکت‌های بزرگ‌تر رقابت کنند. گزینه‌های متعددی وجود دارند که می‌توانید آن‌ها را بخرید و سفارشی‌سازی کنید تا نیازهای خاص کسب‌وکار شما را برآورده کنند. در ادامه، به چند مورد از این فناوری‌ها اشاره خواهیم کرد:
• نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) : وظیفه این نوع نرم‌افزار، یکپارچه، خودکار و ساده کردن کارهایی مانند مدیریت تماس‌ها، خدمات مشتری، ایمیل، رسانه‌های اجتماعی و پشتیبانی فنی است. با کمک آن، می‌توانید مطمئن باشید که کسب‌وکار شما آماده این است که مشتریان را خوشحال نگه دارد و همزمان با این کار، هزینه‌های خود را هم کاهش می‌دهید.
• سیستم‌های برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) : با استفاده از این نوع فناوری، می‌توانید زیرساختی قوی ایجاد کنید و عملیات‌های کاری خود را منظم نمایید. این نوع سیستم‌ها اغلب جنبه مالی/حسابداری کسب‌وکار، فروش، کنترل موجودی و خدمات مشتری را پوشش می‌دهند. شاید فکر کنید که چنین سیستمی برای شرکت‌ها و فروشگاه‌های کوچک یا متوسط مناسب نیست ولی باید بدانید نرم‌افزارهایی مانند Globe Exact و NetSuite وجود دارند که به طور خاص برای کسب‌وکارهای کوچک طراحی شده‌اند.
• رایانش ابری : رایانش ابری به دلیل ایمنی، امنیت، مقیاس‌پذیری، و راحتی به یک گزینه بسیار محبوب برای کسب‌وکارها تبدیل شده‌است؛ به‌ویژه آنهایی که به دنبال کاهش و مدیریت هزینه‌های خود هستند. هرچند اصطلاح رایانش ابری می‌تواند شامل فرآیندهای متعددی باشد، برنامه‌های ابری مانند Google Drive،Evernote و Dropbox راه‌حل‌های ساده‌ای برای کسب‌وکارهای کوچک هستند. آن‌ها به شما این امکان را می‌دهند که اسناد، صفحات گسترده، ارائه‌ها، تصاویر و سایر موارد را به راحتی ایجاد و ذخیره کنید. به‌این‌ترتیب، دیگر لازم نیست برای خرید سخت‌افزارهای مختلف مانند هارددیسک‌های پشتیبان و USB فلش، هزینه بپردازید. همه چیز به صورت کاملا ایمن روی ابر ذخیره می‌شود و می‌توانید به راحتی از طریق اینترنت هر جا که باشید، به داده‌های خود دسترسی پیدا کنید.
کاهش هزینه‌ها با آموزش مدیریت زمان به کارمندان
یک روش دیگر برای پایین نگه داشتن هزینه‌ها این است که از کارمندان خود انتظار داشته باشید که طبق برنامه‌زمانی مشخص در طول روز کار کنند. بدون مدیریت زمان، اعضای تیم می‌توانند به راحتی از هدف اصلی منحرف شوند و در نهایت شما هستید که مجبورید به نیروهای انسانی خود دستمزد بدهید درحالی‌که هیچ مزیتی برای شرکت شما به‌وجود نمی‌آورند. به همین دلیل است که باید برای هر کارمند وظایفی تعیین کنید که با توانایی‌هایش هماهنگی داشته باشد.
اگر شرکتی دارید که به‌صورت پروژه‌ای کار می‌کند، وجود یک مدیر پروژه خوب برای نظارت دقیق بر پیشرفت هر پروژه به شما کمک می‌کند تا حداکثر بهره‌وری را از اعضای تیم به دست آورید.
حتی می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت و ردیابی زمان مثل Replicon و Tenrox برای ساده‌تر کردن کارها استفاده کنید.
مدیریت هزینه‌ها با کمک برون‌سپاری
برون‌سپاری یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت هزینه است که در چند سال اخیر به‌دلیل گسترش اینترنت امکان‌پذیر شده‌است. اگر کارهایی دارید که افراد بیرون شرکت هم می‌توانند آن‌ها را انجام دهند، نیازی نیست برای انجامشان کارمند استخدام کنید. به این فکر باشید که چگونه می‌توانید این کارها را به افراد حرفه‌ای بیرون شرکت خود واگذار کنید و هزینه‌های کسب‌وکارتان را کاهش دهید. با کمک ابزارهایی مثل Skype هم می‌توانید با افرادی که از راه دور برای شما کار می‌کنند، در ارتباط باشید.
در حالی که کسب‌وکارهای کوچک و متوسط هیچ‌وقت به اندازه شرکت‌های بزرگ جیب‌های پرپولی ندارند، این به آن معنا نیست که آن‌ها نمی‌توانند رشد کنند. هوشمند بودن و بهینه‌سازی کارایی کسب‌وکار شما می‌تواند به سرعت شما را بالاتر از رقبایی که از روش‌های قدیمی استفاده می‌کنند، قرار دهد. با کاهش هزینه‌ها می‌توانید سود بیشتری به دست آورید و در عین حال یک زیرساخت قوی برای آینده ایجاد کنید.
