با پیشرفت فناوری و استفاده روزافزون از اینترنت تحول عظیمی در مدیریت کسب‌وکارها صورت گرفت. امروزه استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین توسط صاحبان مشاغل بزرگ و کوچک و سازمان‌ها به سرعت روبه افزایش است. مزایای بی‌شمار این نرم‌افزارها باعث شده است حتی مشاغل سنتی هم خود را با ابزارها و روش‌های نوین به‌روز کنند. در این میان خدمات حسابداری آنلاین فراوان و بسیار مفید است. دسترسی از راه دور، کاهش هزینه‌های نصب و پشتیبانی، امنیت بالا و افزایش سرعت انجام کارها تنها برخی از خدماتی است که حسابداری تحت وب برای کسب‌وکارها فراهم کرده است.
شاید از خودتان بپرسید حسابداری آنلاین چیست؟ چه خدماتی نسبت به روش‌های سنتی برای کسب‌وکارها دارد و چگونه می‌توان از این خدمات استفاده کرد؟ در ادامه با ما همراه باشید تا با انواع خدمات حسابداری تحت وب بیشتر آشنا شویم.
حسابداری آنلاین چیست؟
حسابداری آنلاین به امور مالی در بستر اینترنت گفته می‌شود که تمامی عملیات ذخیره و پردازش اطلاعات توسط نرم‌افزارهای تحت وب و در مرورگر انجام می‌شود. وظیفه این نرم‌افزارهای مالی مانند شیوه‌های قدیمی و سنتی حسابداری و حساب‌رسی است؛ اما با این تفاوت که عملیات روی داده‌ها به جای کامپیوترهای شرکت‌ها و سازمان‌ها، در مکانی دیگر و روی سرورهای کنترل از راه دور مستقر در شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار صورت می‌گیرد. سپس نتیجه پزدارش اطلاعات به کامپیوتر کاربر ارسال می‌شود.
برای استفاده از خدمات حسابداری تحت وب تنها کافی است به اینترنت دسترسی داشته باشید و از این طریق به سرور شرکت ارائه‌دهنده متصل شوید.
مزایا و خدمات حسابداری آنلاین نسبت به روش‌های سنتی چیست؟
حسابداری ابری در کارکرد مانند حسابداری سنتی یا دسکتاب است؛ اما مزایای بسیاری در مقایسه با روش سنتی دارد. در ادامه بررسی می‌کنیم که حسابداری آنلاین چه خدماتی برای کسب‌وکارها دارد؟
عدم محدودیت مکانی و زمانی
نرم‌افزار حسابداری تحت وب در بستر اینترنت کار می‌کند و محدود به کامپیوترهای شرکت و سازمان نیست. از هر جای دنیا که باشید می‌توانید به اینترنت متصل شوید و با کامپیوتر و حتی موبایل و تبلت خود به اطلاعات دسترسی داشته باشید. دسترسی همیشگی و از راه دور در زمان‌هایی که امکان حضور در محل کار وجود ندارد (مانند تعطیلات رسمی)، یک مزیت مهم محسوب می‌شود. به این ترتیب تمام کاربران قادر به اتصال به یک نرم‌افزار مشترک هستند. در حالی که در روش قدیمی کاربران ملزم به حضور فیزیکی در شرکت یا سازمان هستند و تعداد محدودی از کاربران اجازه دسترسی به نرم‌افزار را دارند.
کاهش هزینه‌های نصب و راه‌اندازی
حسابداری آنلاین مبتنی بر وب است و نیازی به نصب و راه‌اندازی ندارد و به‌روزسانی آن به صورت خودکار انجام می‌شود. به دلیل استفاده از فضای ابری برای ذخیره اطلاعات نیازی به صرف هزینه برای خرید هارد دیسک و … نیست و تمام هزینه‌های مربوط به خرید کامپیوترهای گران‌قیمت حذف می‌شود. این در صورتی است که در روش سنتی به‌روزرسانی و رفع خطاها و استقرار نرم‌افزار هزینه بالایی دارد.
افزایش سرعت به‌روزرسانی داده‌ها
ثبت و بایگانی داده‌ها در حسابداری آنلاین به صورت سیستمی انجام می‌شود و بایگانی و دسترسی به اطلاعات بسیار راحت‌تر و سریع‌تر است. علاوه بر این تمام حسابداران به یک نرم‌افزار متصل و به صورت آنلاین با هم در ارتباط هستند. این دسترسی سریع به داده‌ها و ارتباط راحت با حسابداران باعث می‌شود فرایند حساب‌رسی با تاخیر کمتری انجام شود.
یکپارچگی بین سیستم‌های موجود
قابلیت یکپارچه کردن سایر سیستم‌ها با نرم‌افزار، مزیت دیگر حسابداری آنلاین است که به افزایش سرعت و بهبود بهره‌وری در یک مجموعه کمک بسزایی می‌کند. یکپارچگی اطلاعات بین بخش‌های مختلف یک مجموعه مانند سیستم انبار، کارکنان و … باعث به اشتراک‌گذاری سریع داده‌ها و مدیریت کارآمد می‌شود. این نرم‌افزارها امکان اتصال به سیستم بانکی را دارند و می‌توان از این قابلیت برای برنامه‌ریزی پرداخت‌ها استفاده کرد.
کاهش خطا در ثبت داده‌ها
همواره در ثبت داده‌ها و بایگانی در روش سنتی امکان بروز خطای انسانی وجود دارد. حسابداری آنلاین توانسته دقت ثبت داده‌ها و پردازش اطلاعات را افزایش دهد.
امکان ارتقای نرم‌افزار در هر زمان
از آنجایی که داده‌ها و اطلاعات روز به روز در حال افزایش است و به فضای بیشتری برای ذخیره‌سازی آن‌ها نیاز است؛ صاحبان کسب‌وکارها اقدام به خریداری نرم‌افزار و سخت‌افزار بیشتر از نیاز فعلی خود می‌کنند که هزینه بالایی برای آن‌ها دارد. در حسابداری تحت وب با توجه به وضعیت فعلی کسبوکار شما، بسته مناسبی را در اختیارتان قرار می‌دهند که مقرون‌به‌صرفه است. امکان به‌روزرسانی این بسته‌ها باعث می‌شود هر زمان که نیاز داشته باشید بتوانید خدمات بیشتری دریافت کنید.
افزایش امنیت داده‌ها
متاسفانه این باور غلط در بین بسیاری از مدیران کسب‌وکارها وجود دارد که حسابداری اینترنتی از امنیت بالایی برخوردار نیست و امکان سرقت اطلاعات وجود دارد. در صورتی که در این روش از اطلاعات به صورت روزانه پشتیبان تهیه می‌شود و داده‌ها در چندین سرور نگه‌داری می‌شوند. به این ترتیب در صورت بروز هرگونه مشکل در یک سرور و سخت‌افزار یا سرقت آن، از اطلاعات شما محافظت می‌شود. همچنین برای ایمن‌سازی اطلاعات از سیستم‌های امنیتی قدرتمند از جمله فایروال، رمز چند مرحله‌ای و رمزنگاری داده استفاده می‌شود که از ورود ویروس، بدافزار و … جلوگیری می‌کند.
در حالی که در روش حسابداری سنتی مشکلاتی از قبیل سرقت کامپیوترها، آتش سوزی و خرابی سخت‌افزار بدون پشتیبان‌گیری از داده‌ها باعث از دست رفتن اطلاعات می‌شود.
با توجه به خدمات و مزایای حسابداری اینترنتی نسبت به حسابداری به روش سنتی شاهد آن هستیم که استفاده از حسابداری تحت وب در حال گسترش است. این روش حسابداری با ارائه خدماتی همچون کاهش هزینه‌ها، استفاده آسان و افزایش امنیت داده‌ها توانسته جای خود را بین مدیران و صاحبان کسب‌وکارها باز کند. اگر صاحب یک کسبوکار بزرگ و یا کوچک هستید، هر چه سریع‌تر سیستم حسابداری خود را به‌روز کنید و از مزایای حسابداری آنلاین برخوردار شوید.
