اگر با امور حسابداری سروکار داشته باشید حتماً چند باری نام بستن حساب به گوشتان خورده است. این فرآیند داری یک‌سری اصول کلی است. ما در این مطلب به بیان همه آنچه باید دربارهٔ بستن حساب بدانید می‌پردازیم. پس با ما در ادامه همراه شوید.
بستن حساب به چه معنا است؟
بستن حساب به معنای صفر کردن همه‌ی حساب‌های مربوط به یک کسب‌وکار در پایان دوره مالی است. این کار معمولاً به‌وسیله نرم‌افزارهای حسابداری انجام می‌پذیرد. در انتها یک صورت کلی از حساب‌های مالی بسته‌شده در اختیار مدیریت قرار می‌گیرد. او از این صورت مالی جهت تصمیم‌گیری‌های آتی شرکت استفاده می‌کند. لازم به ذکر است که بستن حساب تنها در انتهای سال مالی انجام نمی‌شود. گاهی لازم است این فرآیند حسابداری زودتر انجام شود. به‌عنوان مثال زمان که مشتری باقی‌مانده بدهی خود را پرداخت نکند، حساب وی باید به‌منظور تعیین تکلیف این بدهی بسته شود. در چنین شرایطی مانده بدهی مشتری بدهکار سوخت می‌شود (صفر می‌شود).
دلایل بستن حساب
- محاسبه سود و زیان کسب‌وکار در پایان هر سال مالی
- صفر کردن حساب
- انتقال مانده‌حساب به دوره مالی آتی
- اجتناب از حجیم شدن اطلاعات
فرآیند بستن حساب
این فرآیند با توجه به نوع حساب (موقت، دائمی، مخلوط) به‌صورت زیر انجام می‌شود.
حساب‌های موقت یا حساب‌های سود و زیانی فقط متعلق به یک دوره مالی هستند. این حساب‌ها باید در پایان سال مالی بسته شوند و نیازی به انتقال آن‌ها به دوره مالی بعد نیست. در حقیقت مانده این حساب‌ها در ابتدا و انتهای هر سال مالی صفر است. مانند دستمزد، هزینه فروش، آب، برق و تلفن.
برای بستن حساب‌های موقت می‌توان از نرم‌افزارهای حسابداری مانند هلو بهره برد. بستن حساب‌های موقت از طریق حساب سود و زیان که خود نوعی حساب موقت به شمار می‌رود، انجام می‌گیرد. این حساب سود و زیان در پایان دوره مالی بسته و مانده این حساب نشان دهنده سود و یا زیان کسب و کار است. برای بستن حساب موقت سه مرحله باید طی شود:
مرحله ۱: بستن حساب‌های درآمد یا فروش. در این مرحله به‌منظور صفر کردن مانده‌حساب درآمد باید حساب درآمد را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار کنیم (یعنی در این مرحله حساب سود و زیان ماهیت بستانکار و درآمد و فروش ماهیت بدهکار دارد).
مرحله ۲: بستن حساب‌های هزینه. چون حساب‌های هزینه دارای مانده بدهکاری هستند. لذا در این مرحله ماهیت حساب سود و زیان بدهکار و کل حساب‌های هزینه اعم از حقوق و دستمزد، اجاره‌بها و هزینه تعمیرات بستانکار می‌شود.
مرحله ۳: بستن حساب خلاصه سود و زیان. در این مرحله پس از بستن حساب درآمد و هزینه‌ها، مانده سود و زیان تحت عنوان حساب سود و زیان انباشته، بسته می‌شود.
در مرحله ۳ دو حالت پیش می‌آید: در حالت اول مانده درآمدها از هزینه بیشتر است و مانده حساب سود و زیان ماهیت بستانکاری دارد و کسب و کار سود کرده است. در این حالت مانده حساب سود و زیان انباشته را بستانکار در نظر می‌گیریم. در حالت دوم هزینه‌ها نسبت به درآمد بیشتر است و مانده حساب بدهکار است که کسب و کار ضرر کرده است. در این حالت مانده حساب سود و زیان را بستانکار و حساب سود و زیان انباشته بدهکار می‌شود.
حساب‌های دائمی که شامل هزینه‌هایی مثل بدهی، دارایی و حقوق و سرمایه است در انتهای سال مالی بسته و به سال مالی بعد منتقل می‌گردد.
قبل از بستن حساب‌های دائمی و صدور سند اختتامیه سال مالی ابتدا باید ذخیره مالیات و اندوخته قانونی شناسایی و ثبت شود. به همین منظور، ابتدا باید درآمدهای معاف از مالیات و هزینه‌های مربوط به این درآمدها از میزان سود شرکت کسر گردد. سپس طبق قانون مالیات‌های مستقیم میزان ۲۵% سود سالانه به‌عنوان ذخیره مالیات در نظر گرفته شود (میزان این مبلغ علی‌الحساب است و میزان دقیق آن پس از رسیدگی توسط اداره مالیات مشخص می‌شود). مثلاً اگر سود سالانه شرکت ۴۰۰۰۰۰۰۰۰ ریال باشد میزان مالیات آن معادل ۱۰۰۰۰۰۰۰ ریال است.
پس از مشخص کردن ذخیره مالیاتی، طبق قانون تجارت میزان ۵% سود خالص شرکت پس از کسر زیان‌های سنواتی سال قبل باید جهت اندوخته قانونی ذخیره شود. این کار تا زمانی انجام می‌شود که میزان آن به ۱۰% سرمایه برسد. پس از آن لزومی به ذخیره بیشتر اندوخته نیست. به‌عنوان مثال اندوخته مالیاتی شرکت ذکرشده در قسمت قبل معادل ۲۰۰۰۰۰۰۰ ریال است.
در انتها مانده حساب‌های موقت همراه با حساب‌های دائمی مستقیماً به دوره مالی بعدی انتقال می‌یابند. برای این کار هم باید از حسابی تحت عنوان تراز اختتامیه استفاده کرد. در حقیقت باید حساب‌های دائم دارای مانده بستانکار را به‌صورت بدهکار در نظر گرفت و حساب تراز اختتامیه را بستانکار کرد و حساب‌های دارای مانده بدهکاری را به‌صورت بستانکار در نظر گرفت و حساب تراز اختتامیه را بدهکار کرد.
در مورد حساب‌ها مخلوط هم باید گفت که این حساب‌ها در پایان یا تبدیل به حساب دائمی می‌شوند یا موقت. ازجمله حساب‌های مخلوط هم می‌توان پیش‌پرداخت اجاره و دریافت درآمد را نام برد.
فرآیندهای عنوان‌شده در بالا معمولاً توسط نرم افزارهای حسابداری انجام می‌شود. مطالب ذکرشده جهت آشنایی شما با این پروسه بود. امید است مطالب برای شما مفید و کاربردی باشد
