حسابداری ازجمله مهمترین و پرکاربردترین علوم در مشاغل مختلف است و اطلاعات و فرآیندهای مالی را ایجاد میکند. ازآن جاییکه بخش اعظمی از تصمیمگیریهای مالی و اقتصادی بر اساس اطلاعات حاصل از حسابداری انجام میشود، دقت و صحت این اطلاعات و داشتن مهارت کافی شخص حسابدار امری الزامی است. از طرفی هم حسابداری و امور مربوطه به نسبت به گذشته بسیار گستردهتر و وسیعتر شده است و حسابداران دیگر نمیتوانند از روشهای سنتی استفاده کرده و انبوهی از اطلاعات مالی را ایجاد کنند. به همین سبب وجود نرمافزارهایی جهت تسهیل این کارها ضروری است. اکسل ازجمله این نرمافزارهای تخصصی است که سبب سرعت بخشیدن به امور مالی و حسابداری میشود. به همین سبب هم ما در این مطلب قصد داریم به کاربرد اکسل در حسابداری بپردازیم. لذا در صورت تمایل تا انتها با ما همراه باشید.
اکسل در حسابداری
نرمافزار اکسل از کاربردیترین و مهمترین نرمافزارها در حوزه حسابداری است. این نرمافزار پیچیدگیهای مالی و محاسباتی را برطرف و اطلاعات مالی را در کمترین زمان ممکن تهیه میکند. به همین دلیل هم ضروری است تا هر حسابداری بهخوبی با آن آشنا باشد تا بدین ترتیب بتواند محاسبات حسابداری را دقیق و بهدوراز هرگونه خطا و اشتباهی انجام دهد.
امروزه دیگر بسیاری از فعالیتهای مالی حسابداری و شرکتها با استفاده از این نرمافزار انجام میپذیرد. ما در ادامه بهتفصیل به کاربردهای اکسل در حسابداری میپردازیم.
کاربردهای اکسل در حسابداری:
نرمافزار اکسل با قابلیتهای فوقالعاده خود در حسابداری سبب:
- طبقهبندی و گروهبندی دادهها و اطلاعات: اکسل قادر است اطلاعات مالی مربوط به هزاران داده و کاربر را ثبت و گروهبندی نماید. این کار سبب میشود دادهها در سطرها و ستونهای منظمی قرار گیرند و در مواقع لزوم دسترسی به آنها راحت باشد.
- تهیه جداول و نمودار از اطلاعات ثبت شده در اکسل: نرمافزار اکسل قادر است در کوتاهترین زمان ممکن دادهها را به نمودار تبدیل و از آنها جدولی تهیه نماید. این فرآیند امکان تحلیل اطلاعات را راحتتر و سریعتر میکند.
- تهیه گزارش فروش مربوط به شرکت: اکسل با قابلیتهای بینظیر خود گزارشی از وضعیت فروش شرکتها تهیه میکند. حسابداران و رؤسای شرکتها با استفاده و تحلیل این گزارش میتوانند مسیر پیشرفت خود را بررسی و برای تصمیمگیریهای آتی برنامهریزی کند.
- ایجاد جداول مربوط به حقوق، دستمزد و پاداش کارکنان یک مجموعه: این مورد از مهمترین و رایجترین کاربردهای اکسل است. حسابداران در پایان هر دوره مالی با محاسبه و ایجاد این جدول پرداخت حقوق و مزایا به کارکنان را راحتتر، سریعتر و دقیقتر میکنند.
- تنظیم و تهیه انواع صورتحسابهای مالی: تهیه گزارشهای مالی در پایان سال و در مواقع ضروری امری مهم و حیاتی است. اکسل انجام این کار را نیز برای حسابداران عزیز تسهیل کرده است.
- وارد کردن و ادغام دادهها: اکسل امکان وارد کردن دادههای جدید را دارد و میتواند در صورت لزوم این دادهها را با نرمافزارهای مختلفی ادغام کرده و اطلاعات موردنظر را استخراج کند.
- ایجاد صفحات گسترده و جایگزین شدن بهجای ماشینحساب: صفحات گسترده امکان انجام محاسبات مختلف بر روی دادهها را هم بهصورت سطری و هم ستونی فراهم مینماید و بدین ترتیب نیاز به انواع ماشینحساب را از بین میبرد.
- محاسبات متفرقه و انجام عملیات بر روی دادهها: نرمافزار تخصصی اکسل با داشتن یکسری توابع سبب انجام محاسبات مختلف در زمان بسیار کوتاه میشود. بهعنوانمثال توابعی در این برنامه کاربردی وجود دارد که مبلغ قسط وام، سود وام، نرخ بهره، ارزش فعلی خالص، میزان استهلاک و … را محاسبه میکند.
- محاسبه هزینههای مربوط به شارژ شرکت، آب، برق و گاز: اکسل بهسادگی و با صرف زمان اندکی این اقدامات را انجام داده و در زمان صرفهجویی میکند. در چنین شرایطی حسابدار میتواند به امور مهمتر و ضروریتر خود رسیدگی نماید.
- پشتیبانی از بسیاری از عملکردهای حسابداری مانند بودجهبندی، ایجاد ترازنامه، سود و زیان و…
یقیناً اکسل در حسابداری کاربردهای دیگری نیز دارد که ذکر همه آنها در این مقال نمیگنجد؛ اما میتوان چنین استنباط کرد که استفاده از این نرمافزار توسط حسابداران عزیز امور مالی شرکتها را در کمترین زمان حسابرسی کرده و در پیشبرد اهداف مالی، اقتصادی و. شرکتها تأثیر شگرفی خواهد داشت.
البته باید این را هم خاطرنشان کرد که هیچیک از این موارد بیان شده سبب نمیشود که نیاز به حسابدار خبره و کارآزموده از بین برود و وجود چنین شخصی در هر شرکت و مجموعهای ضروری است.
ما در این مطلب به بیان کاربردهای اکسل در حسابداری پرداختیم. ازآنجاییکه حسابداری و امور مربوط به آن از اساسیترین پایههای هر شرکتی است و اکسل در تسهیل امور مربوط به آن نقش بسیار پررنگی دارد، آشنایی با این نرمافزار تخصصی امری ضروری و اجتنابناپذیر است. حتی توصیه ما به حسابدارانی که هنوز وارد عرصه کار و فعالیت نشدهاند این است که نحوه کار کردن با اکسل را بیاموزند تا سریعتر و راحتتر جذب بازار کار شوند. امید است تمامی حسابداران با استفاده بهینه از اکسل بتوانند امور مالیاتی خود را انجام داده و موفق شوند.
