6 دلیل برای اثبات سودمندی نرم افزار حسابداری

چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

سودمندی نرم افزار حسابداری در چیست؟ چرا نرم‌افزار حسابداری مفید است؟ هر روزه سازمان‌‌های بیشتر و بیشتری در حال سوئیچ کردن به سمت نرم‌افزارهای حسابداری برای اداره امور مالی خود هستند، اما باید دلایل قانع کننده‌ای برای این کار وجود داشته باشد.

اگر در نظر دارید که یک نرم‌ افزار حسابداری در کسب و کارتان پیاده سازی کنید، یکی از جنبه‌‌های اصلی بررسی و انتخاب درست، تعیین راهی است که با استفاده از آن بتوانید کارهای حسابداری خود را ساماندهی کنید. در این مطلب به بیان خلاصه‌ای از این که چرا نرم‌افزار حسابداری برای کسب و کار‌ها در هر اندازه‌ای مفید است می‌پردازیم.

رسیدگی و مدیریت امور مالی کسب و کارتان با انبوهی از هزینه‌ها، صندوق‌‌هایی پر از رسیدها و دریافتی‌ها و فایل‌‌های گسترده از درآمدها و مخارج، اطلاعات شما را در معرض خطاها و کسری‌‌ها قرار می‌دهد.

اگرچه، با ارائه راهکار‌‌های حسابداری دقیق و به‌روز با استفاده از نرم‌افزار‌‌های حسابداری به ویژه در فصل مالیات به راحتی می‌توانید خطا‌ها و کسری حساب‌‌های خود را حل و فصل کنید. در ادامه به سوال “چرا نرم‌افزار حسابداری مفید است” پاسخ می‌دهیم.

خودکار کردن تسک‌‌های غیرضروری با استفاده از نرم‌افزار حسابداری

ورود اطلاعات، پروسه‌ای بسیار وقت‌گیر است. با استفاده از سیستم‌‌های حسابداری متداول، استراتژی موجود در برنامه‌‌های پرداخت خودکار به شما این اجازه را می‌دهند تا فقط یک بار اطلاعات مشتری را وارد کنید. روال‌‌های پرداختی مشتری و تاریخ‌‌های هر خرید به عنوان مرجعی برای ردیابی استفاده می‌شوند. ضمن اینکه این اطلاعات برای ارجاع‌‌های بعدی مشتری نگهداری می‌شوند.

وقتی که جمع‌آوری پرداختی‌ها انجام شد، بعد از آن بدون انجام دادن هیچ کار اضافه‌ای نوبت به دریافت پول‌ها و قسط‌ها می‌رسد. تمام تاریخچه هر تراکنش و معامله بدون نیاز به وارد کردن به صورت دستی و جداگانه، در سیستم به طور خودکار ذخیره می‌شود. این امر نه تنها موجب صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود، بلکه باعث حذف تمامی خطاهای ورود اطلاعات به صورت دستی نیز می‌گردد.

محاسبه آسان مالیات‌ها با استفاده از نرم‌افزار حسابداری

با استفاده از یک سیستم حسابداری خوب و مستقر در محل، تنها کافی‌ست تا مقدار پولی را که خرج و دریافت می‌کنید، به صورت سازمان یافته‌ای ثبت کنید. این امر به شما امکان می‌دهد که جمع‌آوری و صدور اسناد و رسید را با سهولت و به سرعت انجام دهید.

رکورد‌ها و سوابق گردآوری شده کار حسابداران شما را در انجام محاسبات مالیاتی آسان‌تر می‌کند. همچنین برخی از نرم‌افزارها قوانین دفاتر مالیاتی را با استفاده از فرمول‌بندی صورت‌حساب به صورت خودکار انجام می‌دهند، به طوری که شما در طول فصول مالیاتی با دردسر مواجه نخواهید شد.

فراهم کردن فاکتورهای دیجیتالی با استفاده از نرم‌افزار حسابداری

در دنیای مدرن امروز کاغذبازی منسوخ شده است. امروزه بسیاری از فرآیندها با استفاده از تکنولوژی توانمند می‌شوند. حتی پیش‌بینی می‌شود که تا سال 2022، 70 درصد از تعاملات نرم‌افزاری شرکت‌ها در دستگاه‌‌های تلفن همراه اتفاق می‌افتد که بر اهمیت پیشگیری از رقبا تأکید خواهد کرد. ارسال یک صورت حساب دیجیتالی به مشتریان از طریق ایمیل هم برای شما و  هم مشتریانتان بسیار راحت‌تر و مناسب‌تر است.

پیش‌بینی می‌شود که تا سال 2022، 70 درصد از تعاملات نرم‌افزاری شرکت‌ها در دستگاه‌‌های تلفن همراه اتفاق می‌افتد

مشتریان می‌توانند پرداخت‌‌های خود را فقط با چند کلیک انجام دهند که بسیار سریع‌تر و آسان‌تر خواهد بود. بسیاری از سیستم‌‌های حسابداری امروزه با کانال‌‌های پرداختی مختلفی ادغام می‌گردند که این اجازه را می‌دهند تا از کارت‌‌های اعتباری و دبیت کارت، سیستم انتقال‌‌های بانکی و کیف پول الکترونیکی برای پرداخت‌‌های خود استفاده کنید.

انجام محاسبات ریاضی با استفاده از نرم‌افزار حسابداری

حتی اگر در ریاضیات عالی باشید، دقت، یک جنبه حیاتی از فرآیندهای حسابداری است که نباید آن را نادیده بگیرید. علیرغم دسترسی داشتن به تمام سوابق مالی در سازمان شما، هنوز هم ممکن است خطاها، ویرایش‌ها و ناپایداری‌‌هایی در محاسباتتان وجود داشته باشد که برای اصلاح آن‌ها باید از زمان و پول خود هزینه کنید.

اهمیت این مطلب که با رشد کسب و کارتان باید کارگران بیشتر، مالیات، صورتحساب‌ها و پرداخت‌‌های ضرب الاجلی را اداره کنید، بسیار بالا است. همچنین با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری می‌توانید کسری‌‌های اسناد مالی خود را در سیستم مدیریت کنید.

یک مثال خوب از یک سیستم حسابداری که موارد بالا را انجام می‌دهد نرم‌افزار حسابداری هلو است. با استفاده از این نرم‌افزار هزینه‌‌های تعریف شده به‌راحتی و به‌صورت اتوماتیک پرداخت می‌شود و می‌توانید یک صورت حساب حرفه‌ای ایجاد کنید.

نظارت بر وجوه در گردش با استفاده از نرم‌افزار حسابداری

مدیریت کسب و کار مستلزم وجود مقداری خالص از پول نقد معادل قیمت نقدی که در حسابهای مالی شما جریان دارد است. نظارت بر تمامی تراکنش‌‌های پرداخت کرده و پرداخت شده می‌تواند به معنای تخصیص دادن ساعت‌‌های مفید و پربار برای نگاهی گذرا کردن به لیست تماس، فایل‌ها و صفحات اکسل بدون یک برنامه حسابداری برای ساده کردن تسک‌ها باشد.

یکی از سودمندی نرم افزار حسابداری این است که به شما کمک می‌کند تا بتوانید معاملات خود را در بالاترین سطح کنترل کنید و پرداخت‌‌های نقدی، صورتحساب‌ها و سررسید پرداخت‌‌های خود را در میان سایر معاملات و تراکنش‌ها پیگیری کنید تا مطمئن شوید هیچ یک از تراکنش‌‌های مالی مهم خود را از دست نخواهید داد. یک سیستم حسابداری به محض سررسید تمامی صورت حساب‌ها آن‌ها را پیگیری می‌کند

نرم‌ افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا بتوانید معاملات خود را در بالاترین سطح کنترل کنید

بنابراین می‌توانید به جای چک کشیدن برای پرداختی‌‌هایی که موعد آن‌ها می‌رسد، برای پرداخت از طریق وجوه نقدی خود برنامه ریزی کنید. داشتن اظهارنامه‌‌های مالی فرموله و رسمی مانند ترازنامه‌‌های سود و زیان نیز برای ارزیابی پیشرفت کسب و کار شما لازم است.

سودمندی نرم افزار حسابداری = مدیریت هزینه ها

اتومات شدن کارهای حسابداری با استفاده از نرم‌ افزار حسابداری باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها در بلندمدت خواهد شد. همچنین این نرم‌افزارها نیاز به استخدام یک حسابدار و یا اختصاص ساعات اضافی برای رسیدگی به تمامی دفاتر مالی، صورتحساب‌ها و تراکنش‌ها را حذف خواهد کرد.

در کسب و کار، زمان معادل پول است و بهینه سازی این فرایند به میزان قابل توجهی ساعات حسابداری را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، این نرم‌افزارها دارای مدل‌‌های قیمت‌گذاری مبتنی بر اشتراک است که با هزینه‌‌های کم به صورت ماهانه یا سالیانه قابل پرداخت است. اشتراک، خدماتی نظیر به‌روزرسانی‌‌های منظم، پشتیبانی و سایر ابزارهایی که باعث افزایش تمرکز بر روی عملکرد واقعی کسب و کار شما می‌شود را ارائه می‌دهد.