شرکت‌های در حال رشد در نهایت به‌جایی می‌رسند که دیگر برگه‌های گسترده (spreadsheets) جوابگو‌ی کسب‌وکارشان نیست. این‌جا است که نرم ‌افزار ERP وارد می‌شود تا اطلاعات کلیدی کسب‌وکارها را جمع‌آوری و سازماندهی کند و به سازمان‌ها کمک که کارآمدتر عمل کنند. اگرچه بیشتر متخصصان کسب‌وکار اصطلاح «ERP» را شنیده‌اند؛ اما احتمال دارد که ندانند دقیقاً چیست و چه کاربردهایی برای کسب‌وکارهای مختلف دارد. بنابراین در این گزارش ما دقیقاً توضیح خواهیم داد که ERP چیست و چه ویژگی‌ هایی دارد؟

ERP چیست؟

ERP مخفف Enterprise Resource Planning و به‌طورکلی به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. با این‌حال ERP نرم افزاری است که برای مدیریت و ادغام عملکردهای فرآیندهای اصلی تجاری مانند امور مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین و مدیریت موجودی در یک سیستم طراحی شده است. نرم افزار ERP به‌طور گسترده در هر کسب‌وکاری با هر اندازه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد، با این‌حال برای شرکت‌های بزرگ و به‌طور فزاینده‌ای برای کسب‌وکارهای کوچک در حال رشد استفاده از آن بسیار ضروری است.

این نرم‌افزار با اتصال به سیستم‌ها بر روی بهینه‌سازی عملیات‌های مختلف متمرکز است و در عین‌حال عملیات‌های دستی را کاهش می‌دهد. به عنوان مثال، در صنعت زنجیره تامین، یک سیستم ERP می‌تواند به‌طور خودکار تجزیه و تحلیل مالی را انجام دهد و همچنین نیازهای بودجه‌ای و سهام آینده را در سطح درست پیش‌بینی کند. علاوه بر این سیستم‌های ERP پیشرفته با یک CRM داخلی عرضه می‌شوند که نیاز به ادغام با یک محصول کارآمد را از بین می‌برد.

اجزای کلیدی یک سیستم ERP

یک سیستم ERP متشکل از اجزای نرم‌افزاری یا ماژول‌هایی است که هر کدام بر روی یک فرآیند تجاری خاص تمرکز می‌کنند. تقریباً برای هر کسب‌وکاری ماژول های خاصی به‌عنوان «هسته» در نظر گرفته می‌شوند و اولین ماژول هایی که مستقر می‌شوند، عبارتند از:

– ماژول مالی و حسابداری ERP

– ماژول های منابع انسانی (HR)

– ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و خرید

با توجه به نیازها و عملکردهای کسب‌وکارها می‌توان ماژول‌های دیگر مانند مدیریت انبار (WMS)، سیستم مدیریت حمل و نقل (TMS) و… را به نرم افزار ERP اضافه کرد.

سیستم ERP چگونه کار می‌ کند ؟

ERP با پایگاه داده مرکزی خود، ابتدا اطلاعات معاملات تجاری و سایر اقدامات انجام شده را ثبت و یکپارچه می‌سازد، سپس به ماژول‌های دیگر اجازه می‌دهد به پایگاه داده مشترک دسترسی داشته باشند. بدین‌ترتیب نیاز به برنامه‌های کاربردی مستقل برای کسب‌وکارها از بین می‌رود. در واقع پایگاه داده متمرکز، هر آن‌چه ماژول‌های دیگر برای اطلاعات دقیق و به‌روز نیاز دارند را می‌توانند در سیستم یکپارچه ERP داشته باشند. (شکل 1)

شکل 1. پایگاه داده یک منبع برای تراکنش‌های مدیریت شده در ماژول های مختلف ERP

یک مثال از فرآیند سیستم ERP بدین شرح است؛ کاربر ERP اطلاعات مربوط به مشتری مانند اطلاعات تماس را وارد کرده و سپس در ماژول مدیریت سفارش،سفارش مشتری را ثبت می‌کند. سپس، در قسمت ماژول مدیریت موجودی، دسترس بودن محصول را بررسی می‌کند. در صورت وجود محصول فرآیند ارسال آن از طریق ماژول حمل‌ونقل انجام می‌شود. هنگامی‌که تأیید می‌شود مشتری محموله را دریافت کرده است، کاربر یک ورودی در ماژول مالی ERP  ایجاد می‌کند، در آنجا یک فاکتور تولید و برای مشتری ارسال می‌شود. هنگام پرداخت، کاربر پرداخت را در دفتر کل یا در ماژول مدیریت نقدی وارد می‌کند و درآمد ثبت شده را  با حساب بانکی شرکت تطبیق می‌دهد.

اگر گردش کار عمدتاً خودکار باشد، بسیاری از این ورود دستی داده توسط سیستم ERP انجام می‌شود و برخی از فیلدهای داده قبلاً با اطلاعات سایر ماژول‌ها پر می‌شوند.

ERP چه ویژگی هایی دارد؟

ERP به سازمان ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی کسب‌و‌کارشان برای عملکردهای مختلف بهینه‌سازی و به‌طور اتوماتیک مدیریت کنند. نرم افزار ERP همچنین می‌تواند برنامه‌ریزی، افزایش موجودی، فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و موارد دیگر را یکپارچه کند.برخی از ویژگی های نرم افزار ERP عبارتند از:

– اتصال داده‌ها از منابع و سیستم‌های مختلف مانند ابزارهای بهره‌وری، پلتفرم‌های تجارت الکترونیک و راه‌حل‌های تعامل با مشتری

– استفاده از هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) برای تجزیه و تحلیل داده ها

– قابلیت ارائه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارها

– انجام عملیات‌های تکراری و دستی مانند پردازش سفارش، صدور صورتحساب، پرداخت حقوق و… به‌طور خودکار

– صرفه جویی در زمان و منابع، بهبود دقت و کارایی و کاهش خطاها و خطرات انسانی به‌دلیل فرآیند اتوماسیون

– استقرار انعطاف‌پذیر به‌‌دلیل مبتنی بودن نرم‌افزار بر فضای ابری

– ارائه قابلیت‌های مقیاس‌پذیری، دسترسی گسترده، امنیت و قیمت مقرون‌به‌صرفه به‌دلیل استقرار انعطاف‌پذیر با توجه به نیازها و ترجیحات سازمان مبتنی بر فضای فیزیکی یا ابری

– قابلیت سفارشی‌سازی متناسب با عملکرد خاص هر سازمان

انواع نرم افزارهای ERP

امروزه انواع مختلفی از نرم افزارهای ERP وجود دارند که ویژگی‌ها و کاربردهای مختلفی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند؛ برخی از انواع ERP عبارتند از:

• ‌:Oracle ERP Cloud یک راه‌حل ERP مبتنی بر ابر است که ماژول‌هایی را برای امور مالی، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، تدارکات، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت عملکرد سازمانی و موارد دیگر ارائه می‌دهد.
• :Microsoft Dynamics 365 یک راه حل ERP مبتنی بر ابر است که با ماژول‌های امور مالی، بازرگانی، منابع انسانی، خدمات مشتری، فروش و بازاریابی اتصال فرآیندها و داده‌ها، تسریع تأثیر عملیاتی و اطمینان از چابکی تجاری را ارائه می‌دهد.
• SAP S/4HANA : یک نرم افزار ERP ابری که دارای ماژول‌های مالی، فروش، مدیریت زنجیره تأمین و… است و عمدتاً برای ساده‌سازی فرآیندهای سازمانی و بهبود تجربه‌ی کاربری کاربرد دارد.