طبق داده‌های اداره آمار کار جهانی حدود 20 درصد از شرکت‌ها و کسب و کارها در سال اول و حدود 50 درصد از مشاغل کوچک در سال پنجم شکست می‌خورند. یکی از دلایل اصلی شکست کسب و کارهای کوچک کمبود بودجه است. به‌طور معمول، صاحبان مشاغل از میزان سرمایه مورد نیاز برای ادامه فعالیت‌ها به‌صورت روزانه، از جمله حقوق و دستمزد آگاه هستند. از طرفی پرداخت هزینه‌های عملیاتی مانند اجاره و خدمات آب و برق و بروز ماندن در مورد فاکتورهای فروشنده جزو هزینه‌های کسب و کارها است.
طبق تحلیل‌های آماری شرکت‌های برشکسته اغلب کمتر از میزان درآمد حاصل از فروش محصولات یا خدمات آگاه هستند. این موضوع باعث کمبود بودجه می‌شود که می‌تواند به‌سرعت زمینه‌های نابودی یک تجارت را رقم بزند. برای کمک به مدیریت بهتر خطاهای رایج مانند موارد فوق، صاحبان مشاغل می‌توانند به دنبال ایجاد یک بودجه عملیاتی واقع‌بینانه باشند و تا هنگام راه‌اندازی مقداری سرمایه از ذخایر خود تهیه کنند. برای انجام مؤثر این امر، استفاده از یک ابزار نرم افزار حسابداری به یک کسب و کار این امکان را می‌دهد تا به صورت مشخص جریان نقدی کل کسب و کار خود را در برابر بودجه عملیاتی خود به دست آورد.
در این گزارش برخی از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری در جهت خودکارسازی کارها هنگام راه‌اندازی یک کسب‌وکار کوچک آورده می‌شود.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم‌افزار حسابداری کارهای مختلف حسابداری را انجام می‌دهد و به ثبت و گزارش تراکنش‌های مالی کمک می‌کند. نرم‌افزار حسابداری به‌نوعی یک برنامه کامپیوتری است که به شما قدرت مدیریت و انجام معاملات مالی را می‌دهد. چنین برنامه‌هایی می‌توانند به طور گسترده‌ای در حوزه‌های مختلف مورداستفاده قرار گیرند. بنابراین برخی برنامه‌ها برای حسابداری در کسب‌وکارهای ساده و برخی نیز برای مدیریت کل امور مالی و فعالیت‌های بزرگ طراحی شده‌اند.
پیاده‌سازی نرم‌افزاری با این ماهیت، محاسبات جریان پول را برای تحلیل و درک آسان‌تر می‌کند. برای استفاده موفقیت‌آمیز از این ابزار نیازی به حسابدار یا مهارت‌های حسابداری نیست و معمولاً می‌توانید از هر دستگاه متصل به اینترنت به اکثر نرم‌افزارهای حسابداری مدرن دسترسی داشته باشید.
چرا کسب و کار شما به نرم افزار حسابداری نیاز دارد؟
به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار کوچک یا یک کارآفرین مشتاق، سرمایه‌گذاری در ابزارهای مناسب می‌تواند به معنای تفاوت بین رشد و رکود باشد. شاید درگذشته به سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار حسابداری فکر کرده باشید یا تازه شروع به تحقیق در مورد گزینه‌های خود کرده باشید، اما هنوز مطمئن نیستید که چرا باید آن را خریداری کنید.
برای کمک به شما در انجام این فرایند، در ادامه چند دلیل کلیدی خواهیم آورد که چرا سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار حسابداری ممکن است برای کسب‌وکار شما ارزشمند باشد.
کاهش فرایند دستی
همه ما می‌دانیم که هنگام اداره یک تجارت، زمان معادل پول است. صاحبان مشاغل به ما می‌گویند که ترجیح می‌دهند روی خود کسب‌وکار تمرکز کنند؛ بنابراین به‌جای واردکردن دستی داده‌ها و هزینه‌های کسب‌وکار از خودکارسازی فرآیندهای مالی استفاده می‌کنند. یک صاحب کسب‌وکار موفق اهمیت ثبت تراکنش‌های تجاری، نگه‌داشتن اطلاعات جاری و دقیق مشتری و فروشنده و صدور بلادرنگ صورت‌حساب‌ها و فاکتورها را می‌داند؛ بنابراین، هر کاری که می‌تواند در نرم‌افزار خودکار شود، می‌تواند تا حد زیادی تمرکز بر استراتژی رشد را برای هر صاحب کسب‌وکاری آسان کند.
کاهش زمان ورود دستی توسط اتوماسیون در داخل نرم‌افزار می‌تواند زمان صرف شده برای صورت‌حساب مشتریان و فروشندگان و به‌روزرسانی سوابق مشتری، ثبت فروش و تطبیق دفاتر آنها را تا حد زیادی کاهش دهد. این کار به نوبه خود می‌تواند به کاهش هزینه‌ها برای استخدام کارمندانی کمک کند که وظیفه شغلی آنها انجام دستی ورود داده‌ها بوده است. در نهایت این که می‌تواند منجر به استفاده بیشتر و بهینه‌تر کارفرما از آن کارمند در کسب‌وکار شود.
همگام‌سازی داده‌های مالی
امکان گرفتن و نمایش داده‌های مالی از منابع فردی در یک مکان، وظایف دستی بارگیری تراکنش‌ها از هر منبع و واردکردن آنها به نرم‌افزار به‌صورت جداگانه باعث می‌شود که خطاهای بسیاری رخ دهد. همگام‌سازی خودکار احتمال خطای انسانی را در حین ورود اطلاعات از بین می‌برد.
هنگامی که حساب‌های بانکی و کارت اعتباری به نرم‌افزارهایی مانند حسابداری هلو متصل شدند، وظایف حسابداری بسیار یکپارچه‌تر می‌شوند. نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا به‌راحتی اختلاف را در حین همگام‌سازی تشخیص دهند؛ زیرا همه داده‌های بانکی در یک مکان در دسترس هستند.
به‌عنوان‌مثال، برخی از نرم‌افزارهای حسابداری به داده‌های بانکی و کارت اعتباری دسترسی دارند و با استفاده از API با داده‌های شرکت همگام می‌شوند. دقت و اتوماسیون داده‌های مالی با این فناوری دقیق‌تر و قابل‌اعتمادتر است. دانستن این موضوع نه تنها سلامت کسب و کار را تضمین می‌کند، بلکه به مالک آن آرامش خاطر می‌دهد که بداند حسابداری قابل‌اعتماد است. این یک‌قدم بزرگ برای هوشمندسازی کسب‌وکارها است.
اتوماسیون گزارش
یکی از مزیت‌های اصلی گنجاندن نرم‌افزار حسابداری در جریان کار کسب‌وکار، انبوهی از داده‌ها و گزارش‌هایی است که با کلیک و یک دکمه در دسترس هستند. ایجاد داشبوردهای سفارشی و گزارش‌های استاندارد می‌تواند به شما در درک سود و زیان،
بهبود سودآوری و دنبال‌کردن هزینه‌های سربار کمک کند.
از آن جایی‌که داده‌هایی که وارد برنامه می‌شوند به‌صورت خودکار مدیریت می‌شوند، دقت هر گزارش تولید شده بسیار بیشتر از گزارشی است که باید به‌صورت دستی توسط یک شخص ایجاد شود. همچنین ممکن است لازم باشد گزارش‌های سفارشی به‌صورت دستی تنظیم شوند و نرم‌افزار می‌تواند گزارش را برای استفاده مجدد ذخیره کند. گزارش‌دهی ابزاری کلیدی است که به هر کسب‌وکاری در بودجه‌بندی و تصمیم‌گیری هوشمندانه کمک می‌کند.
محاسبه‌گر دقیق مالیات و امور مالیاتی
برای هر کسب‌وکاری که شروع به کار می‌کند، «مالیات» می‌تواند یک کلمه ترسناک باشد.
از کسب‌وکارها انتظار می‌رود همه تراکنش‌های مالی رخ‌داده، اعم از پول در داخل و خارج شرکت را پیگیری کنند. در صورت ردیابی نادرست، یک کسب‌وکار می‌تواند به‌شدت جریمه شود. این اشتباه به‌تنهایی می‌تواند آینده یک کسب‌وکار را تهدید کند و حتماً می‌دانید که شرکت‌های بسیاری بر همین اساس بسته شده‌اند. اطمینان از اینکه تمام داده‌های یک کسب‌وکار به طور دقیق جمع‌آوری می‌شود، می‌تواند تا حد زیادی خطر مالیات سنگین را کاهش دهد. سادگی گرفتن رسید و اسناد با گوشی و بارگذاری آنها در نرم‌افزار حسابداری، نیاز به ذخیره فیزیکی کاغذ برای مدت طولانی را از بین می‌برد. داشتن چنین داده‌هایی در دسترس تنها با چند کلیک باعث می‌شود که ممیزی مالیاتی روند بسیار سریع‌تری را طی کند.
کاهش مداوم هزینه اتوماسیون
کاهش هزینه‌ها به طور مستقیم با اتوماسیون کارهای تکراری در یک کسب‌وکار مرتبط است.
هوشمندی واقعی زمانی به دست می‌آیند که یک گردش کار در نرم‌افزار حسابداری ایجاد شود. اتوماسیون و دقت مرتبط با این وظایف تصویر واضحی از فرصت‌ها و معایب به کسب‌وکار می‌دهد.
مواردی مانند افزایش یا کاهش پرسنل و استفاده مجدد از کارمندان برای کار سودآورتر در کسب و کار و همچنین هزینه شروع، پیاده‌سازی و آموزش نرم‌افزار ممکن است در آغاز گران باشد. با این‌حال بازگشت سرمایه در درازمدت برای کسب‌وکار ارزشمندتر خواهد بود. این یک سرمایه‌گذاری با بازگشت سرمایه حتمی برای هر کسب‌وکاری است. داشتن این امکانات می‌تواند کسب‌وکار آنها را از رقبایی که بدون نرم‌افزار حسابداری هستند و هزینه‌های بسیار بیشتری را هزینه می‌کنند جدا کند.
در نرم افزار حسابداری کسب و کار به دنبال چه چیزی باشیم؟
شاید بدانید که نرم‌افزار حسابداری می‌تواند به شما در اجرای بهتر کسب‌وکار کمک کند، اما کدام نرم‌افزار را باید انتخاب کنید؟
در اینجا چند ویژگی کلیدی وجود دارد که باید هنگام بررسی و مقایسه نرم‌افزارهای مختلف حسابداری در نظر بگیرید. سهولت استفاده دسترسی بی‌درنگ به داده‌های شما از تصمیمات تجاری هوشمندانه پشتیبانی می‌کند و جریان نقدی سالم را بهتر تضمین می‌کند.
چند ویژگی مهم که باید از آنها آگاه باشید عبارت‌اند از:
داشبورد: دریافت‌ها، سفارش‌های خرید، صورت‌حساب‌ها، پیگیری درآمد و هزینه‌ها، تطبیق بانک‌ها، صورت‌های مالی و ترازنامه‌ها، ردیابی زمان، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی‌ها را ضبط و سازماندهی کنید.
دسترسی کاربران قابل تنظیم: نقش‌های کاربر، مجوزهایی که به شما امکان می‌دهد کنترل کنید که کاربران چه چیزی را ببینند و انجام دهند.
ایجاد رکورد: سوابق محصول و خدمات، موجودی، اطلاعات خرید، توضیحات محصول و خدمات.
نمودارها: فهرستی از تمام حساب‌های مالی شما که به زیرشاخه‌ها تقسیم می‌شوند می‌تواند پیچیده باشد. در این حالت، وجود نمودارهای استاندارد و واضح می‌تواند دید خوبی از این حساب‌ها به شما بدهد.
نرم‌افزار حسابداری امکان دسته‌بندی سریع، ویرایش، حذف حساب‌ها و اضافه‌کردن شماره‌حساب را در صورت نیاز فراهم می‌کند.
گزارش‌دهی به شما امکان می‌دهد تا داده‌ها را برای گزارش‌های سفارشی جمع‌آوری کنید و بدین شکل تحلیل عمیق‌تری از کسب‌وکار ارائه دهید.
هوشمندسازی نتیجه مستقیم حسابداری قدرتمند
راه‌حل‌های حسابداری که اتوماسیون قدرتمندی را ارائه می‌کنند، فرایندهای کارآمد و قابل‌اعتماد را امکان‌پذیر می‌کنند، چیزی که بین موفقیت یا شکست کسب‌وکار تفاوت ایجاد می‌کند. به‌عنوان ظرفیت رشد کسب‌وکارتان به دنبال سیستمی که از گزارش‌گیری پیشرفته، داشبوردهای بصری، معیارهای سفارشی و عملکرد خودکار قدرتمند پشتیبانی می‌کند باشید و به چشم یک سرمایه‌گذاری به آن نگاه کنید.
تا اینجای کار آموختیم که هوشمندی در زمینه مالی یعنی اتوماسیون دقیق، ابزارهای محاسباتی پیشرفته، شخصی‌سازی نرم‌افزار با کسب‌وکار و در نهایت دادن گزارش‌های کارآمد، دقیق و استاندارد.
به‌جرات می‌توان نرم‌افزارهای حسابداری هلو را دارای چنین ویژگی‌هایی دانست. نرم‌افزاری که به‌صورت کاملاً اختصاصی برای اصناف مختلف شخصی‌سازی‌شده است و با آموزش‌های بسیار زیاد و پشتیبانی مناسب توانسته است بخش زیادی از بازار را در بربگیرد.
شما می‌توانید بخش زیادی از سفر مشتری و سفر کسب‌وکار خودتان را با این نرم‌افزار هوشمند کنید. از اتصال دستگاه‌های مختلف مثل کارت‌خوان و بارکدخوان، ترازوی دیجیتال و اتصال سایت فروشگاهی به این نرم‌افزار تا صدور فاکتور، محاسبات مربوط به بستن حساب و مالیات و امور مالیاتی، از جمله کارهایی است که می‌تواند شما را از باقی کسب‌وکارها متمایز کند.
لزوم استفاده از نرم افزار حسابداری ویژه‌ی هر صنف
