شرایطی را در نظر بگیرید که به هر دلیلی دورکار شده‌اید؛ دیتاهای سیستم محل کارتان در دسترس شما نیست و دستیابی به آن دیتاها بخش زیادی از زمان و انرژی شما را می‌گیرد. در شرایطی دیگر شما صاحب کسب و کاری هستید که چند شعبه و دفتر دارد و عملا بخش زیادی از انرژی نیروها صرف ثبت دیتاها و جمع‌آوری آنها می‌شود. در این شرایط نیاز به تکنولوژی‌ای داریم که بتواند داده‌ها و اطلاعات ما را در فضایی آنلاین در اختیار همه قرار دهد تا محدودیت مکانی و زمانی را از میان بردارد.

تکنولوژی‌ای که با نام فضای ابری کمک بزرگی به صرفه‌جویی در وقت و زمان ما می‌کند. در این میان حسابداری ابری هم در تنظیم و یکپارچه‌کردن داده‌ها و اطلاعات و دسترسی به آنها در هر زمان و مکانی نقش تعیین‌کننده‌ای دارد. در ادامه با مهم‌ترین ویژگی‌های حسابداری ابری آشنا می‌شویم.

نکته اول

طبیعی است که ایجاد زیرساخت و هر نوع سخت‌افزاری برای حسابداری‌های سنتی بسیار بالاست و حسابداری ابری می‌تواند این هزینه‌ها را به حداقل برساند و هر کاربری می‌تواند از راه دور امور مالی و حسابداری خود را انجام دهد. بنابراین لزوم حضور کارمندان در یک فضای مشترک و فیزیکی از بین می‌رود و هر کاربر می‌تواند به‌صورت دورکاری مسئولیت‌های خود را به‌خوبی انجام دهد.

نکته دوم

مهم‌ترین نکته این است که در حسابداری ابری پرداخت هزینه به‌ازای میزان استفاده است و همین مسئله صرفه‌جویی بسیار زیادی در هزینه‌ها می‌کند. علاوه بر این در زمان نیز صرفه‌جویی می‌شود و تمرکز اصلی بر کسب و کار خواهد بود.

نکته سوم

کاربران می‌تواند تمام اطلاعات و داده‌های نرم‌افزار را با یکدیگر به اشتراک بگذارند؛ برای رسیدن به این هدف تنها باید سیستم‌ها را تجهیز کنند و بر فعالیت‌های اصلی تمرکز کنند.

نکته چهارم

نرم‌افزارهای حسابداری ابری به‌صورت اتوماتیک آپدیت می‌شوند و نیازی به پرداخت هزینه‌های بیشتر ندارد؛ در صورتی که برای بروزرسانی نرم‌افزارهای حسابداری سنتی باید هزینه‌ی جداگانه پرداخت شود.

نکته پنجم

در نرم‌افزارهای حسابداری سنتی احتمال از بین رفتن اطلاعات بسیار بالاست؛ ممکن است سیستم‌ها به سرقت بروند یا هر علت دیگری اما در نرم‌افزارهای حسابداری ابری هیچ داده‌ای روی سیستم‌ها نمی‌ماند و به‌صورت رمزنگاری‌شده در فضای ابری نگهداری می‌شود و دسترسی به آن تنها از طریق کاربر مختص به آن امکان‌پذیر است. بنابراین امنیت بسیار بالایی نیز دارد. علاه بر این دو یا چند نفر می‌توانند داده‌هایشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و از این منظر مشکلی وجود ندارد.

نکته ششم

فضاهای ابری برای بروز هرگونه مشکل نیز پیش‌‌بینی‌هایی داشته‌اند که مهم‌ترین آن سرورهای پشتیبان است که در صورت بروز هرگونه مشکل داده‌ها از بین نمی‌‌روند و می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید. بنابراین نگرانی از بین رفتن داده‌ها کاملا از بین می‌رود و هر اتفاقی بیفتد، داده‌ها بازیابی می‌شوند.

نکته هفتم

مهم‌ترین نکته در ایجاد حس اطمینان به فضاهای ابری‌، ضریب امنیتی بالای آنها جهت مقابله با هرگونه حملات هکری و افشای اطلاعات کاربران است. برای این کار استفاده از رمز‌های عبور و فایروال‌های قدرتمند برای مقابله با نفوذ هکر‌ها اهمیت زیادی دارد که تا به امروز همه‌ی شرکت‌های ارائه‌دهنده چنین سرویس‌هایی، با قدرت عمل کرده‌اند. البته باید پذیرفت که نفوذگران همیشه به دنبال راه‌های نوین برای دسترسی به تکنولوژی‌های روز دنیا هستند که در این میان انتخاب شرکت‌های بزرگ ارائه‌دهنده خدمات فضای ذخیره‌سازی ابری برای نگهداری از اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است.

نرم‌افزار هلو با امکان ذخیره‌سازی اطلاعات بکاپ کاربران در DropBox که یکی از نام‌آوران این عرصه است، برای کاربران امکان بهره‌مندی از مزایای ذخیره‌سازی ابری را فراهم آورده و باعث ایجاد حس آرامش در کاربران شده است.

نکته هشتم

با استفاده از حسابداری ابری می‌تواند از اپلیکیشن‌ها هم استفاده کنید. برخورداری از APIهای باز این اجازه و امکان را برای شما فراهم می‌کند که از اپلیکیشن‌ها و دیگر ابزارهای جانبی استفاده کنید تا از طریق آنها هسته مرکزی کسب و کارتان را گسترش دهید. از جمله کارهایی که امکان انجام آنها از طریق اپلیکیشن وجود دارد، می‌توان به پیش‌بینی گردش مالی، صدور فاکتورهای آنلاین و … اشاره کرد.