حساس‌ترین و مهم‌ترین بخش هر سازمانی، بخش حسابداری و مالی است که امروزه سازمان‌ها باید برای سرعت بخشیدن به کار حسابداران، تنظیم راحت‌تر گزارش‌های قانونی، کاهش خطا در ثبت حسابداری و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسب و کار از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنند. همان طور که می‌دانید، در بازار نرمافزارهای حسابداری زیادی وجود دارد؛ به همین دلیل، ممکن است شرکت‌ها در انتخاب نرم افزار حسابداری دچار سردرگمی شوند.
ما در این گزارش قصد داریم ویژگی‌های اساسی که باید یک نرمافزار حسابداری داشته باشد را بررسی کنیم تا در هنگام انتخاب و خرید نرمافزار حسابداری، دچار سردرگمی نشوید.
1. ارائه گزارش‌های مالی دقیق و کاربردی
یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌هایی که باید یک نرمافزار حسابداری حتماً داشته باشد، امکان ارائه گزارش‌های مالی کاربردی دقیق و تجزیه و تحلیل آنها است؛ همچنین یک نرمافزار حسابداری باید بتواند گزارش‌های قانونی مورد احتیاج سازمان را ارائه کند. وجود این ویژگی در نرمافزار حسابداری، به شما در رسیدن به اهدافتان و برنامه‌ریزی کمک زیادی می‌کند. نرمافزار حسابداری باید راهی برای وارد کردن موجودی، دارایی‌ها، بدهی‌های حساب، مطالبات قابل دریافت، درآمد و هزینه‌ها و… با یک رابط یکپارچه فراهم کند.
2. رابط کاربری قوی و ساده
هنگام انتخاب یک نرمافزار حسابداری، حتما به محیط کاربری آن توجه بسیاری کنید؛ یک نرمافزار حسابداری اگر دارای یک محیط گرافیکی قوی، ساده و کاربرپسند باشد، کار با آن آسان‌تر خواهد بود. پیشنهاد می‌شود قبل از خرید نرمافزارهای حسابداری، نسخه دمو را امتحان کنید؛ در واقع اگر یک نرمافزار حسابداری دارای نسخه دمو آزمایشی و رایگان باشد، مطمئن شوید یک نرمافزار حسابداری قوی و مطمئن است.
3. متناسب با نوع کسب و کار
از ویژگی‌های دیگری که باید یک نرمافزار حسابداری خوب داشته باشد، می‌توان به متناسب بودن آن با نیازهای هر کسب و کاری اشاره کرد. محیط و امکانات نرم افزار حسابداری باید پویا و انعطاف پذیر باشد؛ یعنی سیستم نرم افزار باید متناسب با نوع کسب و کار و نیازهای حسابداری و کاربر تنظیم شود. ممکن است شما بر اساس نیاز صنعت و تجارت خود، گزارش‌های خاصی را احتیاج داشته باشید یا به گزارش‌هایی نیاز نداشته باشید. شما باید در هنگام خرید نرم افزار حسابداری، به این ویژگی توجه کنید.
4. خدمات و پشتیبانی پس از فروش
هنگام خرید نرمافزار حسابداری به این نکته توجه کنید که ارائه دهنده نرمافزار حسابداری، حتماً دارای خدمات و پشتیبانی پس از فروش باشد. خدمات و پشتیبانی پس از فروش به شما کمک می‌کند که در صورت بروز مشکل، آن را با کمک ارائه دهنده نرمافزار رفع کنید.
5. قابلیت به‌روزرسانی و ارتقا
نرمافزار حسابداری برای همگام شدن با تغییرات قانونی و استانداردها باید به موقع به‌روزرسانی شود. در صورتی که قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری تغییر کنند، شرکت ارائه دهنده نرمافزار باید توانایی این را داشته باشد که به سرعت تغییرات را در سیستم نرمافزار ایجاد کند تا حسابدار نگرانی بابت تغییرات مقررات و قوانین نداشته باشد. بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، به قابلیت به‌روزرسانی و ارتقاء نرم افزار توجه کنید.
6. امنیت بالا
مهم‌ترین اطلاعات موجود در هر سازمانی، اطلاعات مالی است که عدم ثبت این اطلاعات یا سوء استفاده از اطلاعات مالی موجب وارد شدن آسیب‌های جدی به سازمان می‌شود. یک نرمافزار حسابداری باید دارای ویژگی امنیت بالا باشد و برای فهمیدن این موضوع، کافی است به رضایت مشتریان و اعتبار شرکت ارائه دهنده توجه کنید و بهتر است امنیت نرم افزار حسابداری را ارائه‌دهندگان تامین کنند.
7. یکپارچه با CRM و سایر نرمافزارهای مدیریتی
یکپارچه بودن نرمافزار حسابداری با نرمافزار CRM و نرمافزارهای مدیریتی دیگر، یکی از ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری خوب محسوب می‌شود. نرمافزارهای یکپارچه و آنلاین قادر هستند کل سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی را گردآوری کنند.
8. سرعت بالا
یک نرمافزار حسابداری باید با در نظر گرفتن الگوهای سفارشی برای کاربران امکان ورود دقیق و سریع داده‌ها را فراهم کند؛ بنابراین از ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری خوب می‌توان به سرعت سریع تولید اطلاعات پس از ثبت معاملات اشاره کرد.
9. سازگاری با قوانین مالیاتی
یکی دیگر از ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری خوب، سازگاری با قوانین مالیاتی و داشتن امکانات موردنظر کاربر است. قوانین، سیاست‌های مالیاتی، الگوهای حسابداری و… همیشه در حال تغییر هستند و می‌توانند معاملات حسابداری را تحت‌تأثیر خود قرار دهند.
10. مقیاس‌پذیری
مقیاس‌پذیری، جزو ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری خوب محسوب می‌شود. یک نرمافزار حسابداری باید دارای انعطاف‌پذیری برای ثبت معاملات باشد.
ما در این گزارش سعی کردیم ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری خوب و مناسب را بررسی کنیم تا بتوانید راحت‌تر یک نرمافزار حسابداری انتخاب و خرید کنید. البته ناگفته نماند، نمی‌توان از یک نرمافزار حسابداری انتظار داشت که تمامی ویژگی‌های بالا را داشته باشد؛ شما باید بر اساس نوع کسب و کار خود، ویژگی‌های بالا را اولویت‌بندی کنید و سپس با در نظر گرفتن اولویت‌های خود، یک نرمافزار حسابداری مناسب انتخاب کنید.
