فرآیندهای مالی آن‌قدر پیچیدگی و گستردگی دارند که بدون نظم و تخصص نمی‌توانیم از پس‌شان بربیاییم؛ فرآیندهایی که حتی اگر در منظم‌ترین و مرتب‌ترین حالت بخواهیم به‌صورت دستی یا اکسل آن را طبقه‌بندی کنیم هم به مشکلاتی می‌خوریم و نیاز است از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده کنیم. در این شرایط برای مکانیزه‌کردن پیچیدگی‌ها و گستردگی‌ها می‌توانیم سرفصل‌های حسابداری را طبقه‌بندی کنیم که به این کار کدینگ حسابداری می‌گویند. در ادامه با جزییات کدینگ حسابداری آشنا می‌شویم.
چند نوع کدینگ حسابداری داریم؟
بیشترین کدینگ‌های قابل استفاده به 5 مدل تقسیم شده است:
کدینگ حفظی
کد دهی بر اساس مختصرنویسی و علامت‌گذاری بر اساس زبان فارسی؛ در این روش همه‌چیز را به‌صورت اختصاری و کدگذاری‌شده می‌نویسیم. برای مثال حساب‌های دریافتنی را با ح-د مشخص می‌کنیم.
کدینگ پی در پی
همان‌طور که از اسم این کدینگ مشخص است، اعداد به‌صورت پشت سر هم به حساب‌ها و داده تخصیص داده می‌شود.
کدینگ سلسله‌مراتبی
در این روش علاوه بر پیوستگی و نظمی که وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده‌ها وجود ندارد.
کدینگ توده‌ای
برای یک دوره مالی می‌توانید از این کدینگ استفاده کنید؛ به این صورت که کدها به یک حساب اختصاص داده می‌شوند.
کدینگ وجهی
در این روش تخصیص اعداد و کدها را می‌توان یک قرارداد استاندارد در نظر گرفت؛ به این دلیل که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب‌ها و زیر مجموعه‌های آن است.
کدینگ حسابداری ساختار مشخصی دارد؟
آیا کدینگ حسابداری از ساختار مشخصی برخوردار است؟ پاسخ بله است. در ادامه می‌توانید ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری را ببینید:
گروه حساب: در این قسمت، صورت‌های حساب های مالی قرار می‌گیرد. در این سطح می‌توان همه بدهی‌های جاری و غیر جاری، درآمدها و هزینه‌ها، سرمایه‌گذاران، ذی نفعان و حقوق مرتبط با آنها را قرار داد.
حساب کل: در این لایه اغلب، صورت حساب‌های مالی تعریف می‌شود. معمولا نیازها و فعالیت‌های شرکت از اجزای اصلی این سطح هستند و گروه حساب‌های شرکت را به ارقام کوچک‌تر تقسیم می‌کنند.
حساب معین: در این سطح نیز حساب‌های کل به حساب‌های کوچک‌تر و جزئی‌تر تقسیم می‌شوند.
حساب تفصیلی 1 و 2: حساب‌های تفصیلی نیز حساب‌های خرد شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفصیلی شناخته می‌شوند. حساب‌های تفصیلی در طبقه‌بندی شرایط را آسان‌تر می‌کنند.
کدینگ جدید حسابداری نرم افزار هلو
شرکت مهندسی نرم‌افزار هلو در جدیدترین محصول خود به اسم Holoo APEX تغییرات کاربردی زیادی داشته که مهم‌ترینش بعد از بازطراحی UI و UX، کدینگ حسابداری بوده است.
اما تغییرات Holoo APEX در کدینگ حسابداری شامل چه مواردی بوده است؟
- برای تبدیل کدینگ‌های فعلی نرم‌افزار هلو به کدینگ‌های جدید و استاندارد می‌توانید از منوی عملیات مالی/ کدینگ حسابداری اقدام کنید.
- در قسمت پایین فرم، گزینه «تبدیل به کدینگ حسابداری منطبق با استاندارد جدید» را انتخاب کنید.
- در این قسمت فرمی به‌عنوان توضیحات تکمیلی نمایش داده می‌شود.
- روی گزینه «مرحله‌ی بعد» که بزنید، یک صفحه جدید باز و جدولی نشان‌داده می‌شود که در آن می‌توانید کدینگ‌های فعلی و معادل جدیدشان را بررسی کنید.
- پایین جدول با کلیک روی گزینه «مرحله بعد» جدولی نمایش داده می‌شود که در آن می‌شود کدینگ‌های جدید اضافه شده را ببینید.
- با کلیک روی گزینه تایید، فرم تهیه نسخه پشتیبان نمایش داده می‌شود و بعد از تهیه نسخه پشتیبان، پیغامی مبنی بر این‌که «عملیات تبدیل اطلاعات با موفقیت انجام شد» نمایش داده می‌شود. در انتها باید برای دیدن تغییرات، برنامه را ببندید و دوباره اجرا کنید.
- فقط به این نکته توجه داشته باشید به‌خاطر این‌که این عملیات تغییرات زیادی در بانک اطلاعاتی اعمال می‌کند، لطفا قبل از شروع عملیات، حتما از بانک اطلاعاتی خودتان نسخه پشتیبان تهیه کنید.
کدینگ حسابداری یکی از مهم‌ترین تغییرات هلو اپکس بود که باهم مرور کردیم؛ این تغییرات نسخه ایپکس را به یک نسخه نوین در زمینه حسابداری تبدیل کرده که هر کاربر بتواند کسب و کارش را به راحتی مدیریت کند.
آخرین تغییرات نرم افزار حسابداری هلو
درباره‌ی سطح‌های مختلف کدینگ حسابداری چه می‌دانید؟
هرچه فرآیند مالی یک شرکت یا سازمان پیچیدگی بیشتری داشته باشد، سطح‌های کدینگ حسابداری هم گسترده‌تر می‌شود. اصلی‌ترین سطح‌ها در ادامه می‌آید:
- گروه حساب
- کد
- سطح معین
- سطح تفصیلی
- کدهای شناور
کدینگ حسابداری چه کاربردی در سیستم مالی دارد؟
سیستم کدینگ حسابداری موجب سرعت در امور حسابرسی شرکت می‌شود. این کدها به صورتی تعیین می‌شوند که در آنها اقلام کالاها و خدماتی که قابلیت نقدشوندگی سریع دارند، در راس کدها قرار گیرند. همچنین با سخت و پیچیده‌شدن فرآیند نقدشوندگی، کددهی پیچیده‌تر می‌شود. در واقع کدینگ حسابداری، به فرآیند دسته‌بندی و مرتب‌سازی موضوعات و عنوان‌های مربوط به فعالیت‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان شناخته می شود.
همان‌طور که اشاره شد، سیستم کدینگ حسابداری امکان دسته‌بندی و مرتب‌سازی عملیات مالی را طبق موارد مختلفی مانند نوع و سطح فعالیت سازمان برای حسابداران فراهم می‌آورد. بعضی اوقات به دلیل زیاد بودن تعداد حساب‌ها، رویدادهای مالی شرکت به بخش‌های جزئی‌تر تقسیم می‌شوند تا به وسیله آن ساختار دسته‌بندی حساب‌ها و رویدادهای مالی شبیه به هرم یا درخت باشد.
