امروزه یکی از دغدغه‌های اصلی کسب‌وکارها کاهش هزینه و افزایش سیستم بهره‌وری در کار است و همه‌ی کسب‌وکارها به‌دنبال سیستمی هستند که بتواند اطلاعات آنها را طبقه‌بندی کند و در صورت نیاز اطلاعات به‌روز را در اختیارشان قرار دهد. سیستم‌های ERP این فرصت را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند که در ادامه به مزیت‌های این سیستم می‌پردازیم.
سیستم ERP چیست؟
سیستم ERP به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با استفاده از مدیریت یکپارچه و برنامه‌ریزی تجاری مناسب انعطاف‌پذیری در کارها داشته باشند و سرعت رشد و موفقیت را بالا ببرند. برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به نوعی از نرمافزارهای موجود در سازمان‌ها اشاره دارد که برای فعالیت‌های تجاری روزانه مانند: حسابداری، مدیریت پروژه، تدارکات و … از آن استفاده می‌کنند.
در واقع سیستم‌های ERP به مدیریت نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که به برنامه ریزی تامین بودجه، گزارش نتایج مالی و… کمک می‌کنند. با استفاده از سیستم‌های ERP بسیاری از فعالیت‌های تجاری به هم متصل می‌شوند و انتقال داده در آنها امکان‌پذیر است. در واقع سیستم‌های ERP ابزارهای انعطاف‌پذیری هستند که عملکرد‌های مختلف را در یک مجموعه قرار می‌دهند، این عملکردها شامل موارد زیر است:
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت انبار و موجودی
- مدیریت روابط مشتری
- حسابداری و مدیریت مالی
- مدیریت تامین بودجه
- و…
امروزه سیستم‌های ERP برای مدیریت هزاران کسبوکار استفاده می‌شود و مانند برقی که چراغ‌ها را روشن نگه می‌دارد اهمیت دارد.
مهم‌ترین مزیت‌های سیستم‌های ERP
در این قسمت به مهم‌ترین مزیت‌های سیستم ERP اشاره می‌کنیم.
- افزایش بهره‌وری
با استفاده از قابلیت‌های متفاوتی که سیستم‌های ERP در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد، شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند با مکانیزه‌کردن کارها در زمان صرفه‌جویی کنند و از خطاهایی که در محاسبه و بررسی داده‌ها در حسابداری و سایر بخش‌ها ایجاد می‌شود، جلوگیری کنند و دسترسی به داده‌های دقیق و به‌روز در زمان معین تسهیل شود. این کار باعث می‌شود کارمندان از انجام کارهای تکراری پرهیز کنند و تمرکز خود را بر روی کارهای ضروری و مهم بگذارند که باعث افزایش بهره‌وری در کار می‌شود.
- مدیریت آسان و یکپارچه‌سازی اطلاعات
ERP از پیشنهادهای مدیریتی برای منابع انسانی، زنجیره تامین، روابط با مشتری و… همراه است که باعث بهبود در عملکرد مدیریتی سازمان‌ها می‌شود. سیستم‌های ERP می‌توانند به مدیریت موجودی بر اساس تقاضا پاسخ دهند و نیروی کار شما را با توجه به تقاضا در پروژه‌های مختلف قرار دهند. ERP باعث می‌شود که شما از یک سیستم یکپارچه برای مدیریت استفاده کنید که این کار باعث، مدیریت آسان و بهبود عملکرد در مدیریت بخش‌های مختلف می‌شود. از طرفی ادغام اطلاعات در این سیستم باعث انسجام و دسترسی دقیق به اطلاعات می‌شود که این کار حتی اگر کسبوکار کوچکی دارید، باعث می‌شود مدیریت آسان‌تری داشته باشید.
- استانداردسازی فرآیندها
یک سیستم ERP این فرصت را در اختیار کسبوکار شما قرار می‌دهد تا با استانداردکردن فرایندهای کل سازمان از مدیریت بهینه استفاده کنید. این کار باعث صرف زمان بیشتر بر روی وظایف استراتژیک می‌شود و بهبود کارایی را به دنبال دارد.
- کاهش هزینه‌های عملیاتی و ادغام نرم‌افزار مطابق با نیار کسب‌وکارتان
یکی دیگر از مزیت‌های سیستم ERP ادغام نرمافزارهای مختلف و ایجاد یک نرم‌افزار واحد است. این کار باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود و همچنین شما به‌جای آموزش‌دادن چندین کارمند برای نرمافزارهای مختلف یک کارمند را برای آموزش انتخاب می‌کنید که باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود. همچنین از مزیت‌های دیگر، ساخت مناسب‌ترین نرم‌افزار مطابق با کسبوکار شماست. برای مثال اگر کسبوکار شما بر روی مشتری و مدیریت فیزیکی تمرکز دارد شما باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که روی این کار متمرکز شود.
- امنیت بالا در نگهداری اطلاعات
مزیت مهم سیستم‌های ERP پشتیبان‌گیری از اطلاعات است. ERP با ذخیره اطلاعات در فضای ابری این امکان را برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند تا در صورت حذف یا به مشکل‌خوردن اطلاعات، جای نگرانی وجود نداشته باشد و سازمان از اطلاعات جایگزین استفاده کند.
- تصمیم‌گیری موثر در کسبوکار
به‌دلیل استفاده یکپارچه نرم‌افزار در ERP این سیستم دارای قدرت تصمیم‌گیری بالایی است. چون شما به تمامی اطلاعات موجود در کسبوکار از جمله: منابع انسانی، محصولات و… دسترسی دارید و این موضوع شما را در تصمیمی درست راهنمایی می‌کند.
- بهبود خدمات به مشتریان
مدیران فروش و کارکنان به‌راحتی می‌توانند با مشتریان ارتباط برقرار کنند. چون با یکپارچه‌سازی اطلاعات کارکنان اطلاعات دقیقی نسبت به مشتریان دارند و می‌توانند در ارائه خدمات به آنها به بهترین شکل عمل کنند. در پایان باید بگوییم سیستم‌های ERP با به کارگیری نرمافزارهای یکپارچه با توجه به نوع کسبوکار به پیشرفت در حوزه کاری شما کمک می‌کنند و باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شوند.
