در اکثر کشورهای پیشرفته برای کاهش هزینه‌های نیروی انسانی در ساز و کار شرکت‌ها الگوی سازمانی مجازی جدیدی به نام دورکاری به وجود آمده است. دورکاری در تعریف جهانی معنای ثابتی ندارد اما به‌طورکلی روشی برای انجام کار بدون حضور فیزیکی کارکنان و در فاصله‌ای دور از کارفرما و محیط شرکت، در خانه یا محیطی غیرکاری است. این شیوه کاری انعطاف در زمان و مکان را برای کارکنان سازمان‌ها فراهم آورده است. در اغلب موارد کارجو و کارفرما هر دو همکاری به‌صورت دورکاری را برای برخی پروژه‌ها به کار تمام‌وقت در محیط شرکت ترجیح می‌دهند.

با شیوع و گسترش ویروس کرونا تمایل شرکت‌ها و سازمان‌ها، به‌منظور حفاظت از سلامت کارمندان خود در مقابل این بیماری و همچنین حفظ بهره‌وری سازمان افزایش چشمگیری داشته است.

در زمان دورکاری مدیریت و پیگیری پروژه‌ها از اصلی‌ترین قسمت پیشبرد روند پروژه است. برای این منظور عموماً از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌شود. ابزار مدیریت پروژه آنلاین شامل نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، نرم‌افزارهای ارتباطی و همکاری، مدیریت کیفیت، مستندسازی و سیستم‌های مدیریتی است.

نقش حسابداری در هوشمندسازی کسب‌وکار

از ابزارهایی که در زمان دورکاری برای مدیریت پروژه پرکاربرد هستند عبارت‌اند از:

• Trello

ترلو (Trello) یک نرم‌افزار تحت وب است که با آن می‌توانید یک پنل مدیریت پروژه داشته باشید. طراحی ترلو مبتنی بر کارت‌ها کار می‌کند و روش استفاده‌ای به‌سادگی کاغذهای رنگی‌ دارد. در هر کارت لیستی از وظایف نوشته شده است که برای تنظیم اولویت کارها می‌توانید آنها را در هر جهتی که می‌خواهید بچینید. هنگامی که کارت را باز می‌کنید، می‌توانید در آن‌ها لیست ایجاد کنید و درون این لیست فایل‌های آپلود شده و یا انواع دیگری از کارهای خود را ایجاد کنید.

از ویژگی‌های بسیار مهم این نرم‌افزار دورکاری  این است که توانایی ایجاد و بروزرسانی تمامی کارت‌ها از طریق ایمیل در آن ممکن است. تمامی تغییرات مربوط به هر کارت به ایمیل ارسال می‌شود و شما می‌توانید از این طریق از تمامی تغییرات به وجود آمده در پروژه آگاه شوید. تعریف تسک‌ها، تعیین مهلت تحویل تسک‌ها و  پروژه، تگ کردن افراد مختلف به یک تسک، افزودن نظر، امتیازدهی، گزارش‌دهی، پیوست فایل و.. از ویژگی‌های این ابزار مدیریت دورکاری است. قابلیت نصب بر روی گوشی همراه از دیگر ویژگی‌های این نرم‌افزار است.

• JIRA

 جیرا (Jira) در ابتدا برای ردیابی اشکالات تیم‌های برنامه نویسی طراحی شده بود. با گذشت زمان و تغییر در ساختار آن به نرم افزاری کاربردی برای کنترل و مدیریت پروژه ها تبدیل شده است. با این نرم افزار می توانید پروژهای گوناگون را به صورت گروهی تعریف کرده و ساختار شکست پروژه در سطوح مختلف و اختصاص کارهای گروهی را به وسیله آن انجام داد. از زبان فارسی پشتیبانی می کند و بدلیل یکپارچه سازی فرآیندها کار با آن برای افراد ساده و راحت است.

• Taskulu

 تسکولو(Taskulu) یک نرم‌افزار مدیریت پروژه بومی شده و ایرانی است که به طور کامل از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند. در این نرم‌افزار علاوه بر حفظ امنیت اطلاعات، امکان گزارش‌گیری، تحلیل داده و چت آنلاین نیز وجود دارد. تسکولو به‌خاطر لایه‌بندی‌های متعدد و امکان تعریف سطح دسترسی، بسیار انعطاف‌پذیر است. جز بهترین ابزارهای دورکاری بوده و کار با آن برای افراد ساده است.

• Asana

 نرم‌افزار آسانا(Asana) از دیگر نرم‌افزارهای مفید در حوزه دورکاری است که مدیر پروژه وظایف کارکنان شرکت یا فرد فریلنسر را ابتدا در این ابزار تعریف و سپس به آنها محول می‌کند. آسانا دارای ویژگی‌هایی کاربردی همانند ترلو است و علاوه بر آن امکان ارسال یادآور از طریق ایمیل را نیز دارد.

مزایای کار با محیط نرم‌افزاری آسانا شامل موارد زیر است

1. قابلیت ساخت تمپلت (template) برای کارها
2. قابلیت به اشتراک‌گذاری امن و محرمانه اطلاعات درون تیم
3. امکان کنترل‌های امنیتی و تعیین ادمین‌ها
4. بیش از 100 ادغام برای یک فرایند ابتدا به انتها کارآمدتر
5. سفارشی‌سازی فیلدهای پروژه، به اشتراک‌گذاری اسناد و فیلترکردن کارها
6. هزینه رایگان برای بی‌نهایت پروژه مناسب تیم‌های 15 نفر به بالا

• Basecamp

 ابزار Basecamp نیز همانند دو نمونه قبلی به شما امکان تعریف پروژه‌ها، نظارت بر آنها و ارتباط با سایر افراد فعال در پروژه را می‌دهد هم چنین امکان تغییر وظایف و انتساب فردی خاص به آن را فراهم کرده است.

• Things

 تینگ(Things) قابل نصب روی تمام دستگاه‌های اپل است و به‌وسیله آن می‌توانید به‌راحتی تمام وظایف کارکنان را مدیریت کنید. قابلیت فیلتر موارد مورد نظر شما و مشاهده اطلاعات مدنظرتان نه

همه آنها از ویژگی‌های این ابزار به‌حساب می‌آید.

تبادل اطلاعات داده و گاها برگزاری جلسات آنلاین به وسیله فناوری اطلاعات مثل اینترنت، ایمیل، تلفن همراه، شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها انجام می‌شود.

گاهی اوقات لازم است کارکنان شرکت یا فرد فریلنسر در یک‌زمان معین با دیگر اعضای تیم شرکت یا مدیران جلسات  تصویری داشته و از ریز وظایف خود آگاه شوند. Slack  و Skype  از مناسب‌ترین ابزارهای کاربردی برای چت سازمانی به‌جای تلگرام و واتس‌اپ است.

در طول انجام تسک‌ها و یا در مرحله پایان پروژه نیاز است تا از ابزاری برای ذخیره‌سازی فایل‌های پروژه استفاده شود. وان درایو (On Drive)، گوگل درایو (Google Drive)، دراپ‌باکس (Dropbox)  از جمله ابزارهای مناسبی برای ذخیره فایل در دورکاری هستند.

نکاتی در مورد نرم‌افزار مدیریت دورکاری

• در ابتدای امر یک رهبر قاطع و صریح را برای مدیریت پروژه، تسک کارکنان و پیشبرد صحیح مسیر راه به کار بگیرید.
• به‌عنوان یک مدیر، نمی‌توانید همان سطح کارایی محل کار را از افرادتان انتظار داشته باشید، خصوصاً در شرایط بحرانی مانند همه‌گیری ویروس کرونا و تغییر سریع در روش کار. چرا که به دلیل تلاش افراد برای انطباق با ابزارها و فرآیندهای جدید، بهره‌وری تا حدودی کاهش می‌یابد.
• مدیریت دورکاری و کار از راه دور به سطح اعتماد بالایی نیاز دارد. اگر نمی‌توانید به تک تک افراد تیم خود اعتماد کنید کار برای شما دشوار می‌شود. بهترین راهکار برای رفع این مشکل پیگیری و ردیابی کارها و کیفیت نتیجه آنهاست.
• دورکاری در برخی از مشاغل مانند برنامه‌نویسان و نویسندگان بهره‌وری را بالا می‌برد. گاهی این بهره‌وری بیش از حد مشکل‌ساز می‌شود. شاید این موضوع عالی به نظر برسد، اما به این معنی است که افراد بیش از حد کار خواهند کرد؛ بنابراین باید وارد عمل شوید و افرادتان را به استراحت تشویق کنید، در غیر این صورت در بلندمدت آنها دچار فرسودگی شغلی می‌شوند.
• وقتی رایانه‌ها و داده‌های افراد در محل شرکت نیستند، باید به امنیت سایبری توجه بیشتری داشته باشید. افراد باید در مورد اقدامات امنیتی و احتیاطی آموزش ببینند. به‌عنوان‌مثال، استفاده از MFA و SSO را شروع كنند، هرگز از wifi عمومی استفاده نكنند و هنگام اتصال به شبکه شركت از VPN استفاده كنند.

نرم افزار مدیریت کسب‌وکار