برای اینکه شرکت‌ها یا سازمان‌های خصوصی و دولتی، عملکرد مالی خود را در یک دوره زمانی مشخص بسنجند به تهیه صورت‌های مالی می‌پردازند. بستن سال مالی از آن جهت اهمیت دارد که هزینه‌های انجام شده در کنار درآمدهای حاصل شده یک شرکت مشخص می‌شوند. با تهیه پایان سال مالی شرکت‌های بورسی یا شرکت‌هایی که باید گزارشی به سرمایه‌گذاران خود ارائه دهند، یک سند مشخص برای ارائه به آنها دارند.
زمان تهیه پایان سال مالی
شرکت‌ها با توجه به ماهیت فعالیت‌هایی که دارند، سال مالی‌شان را در زمان‌های مختلف می‌بندند. به‌طور معمول سال مالی از ابتدای فروردین شروع شده و تا پایان اسفند ادامه می‌یابد. اما ممکن است شرکتی زمان آغاز و پایان سال مالی‌اش متفاوت باشد. مثلا شرکت‌های فعال در صنعت کشاورزی یا موضوعات آموزشی از ابتدای مهر جاری تا پایان شهریور سال گذشته صورت‌های مالی خود را تنظیم می‌کنند.
نکات مهم مربوط به پایان سال مالی
حسابداران یا حسابرسان در شرکت‌های خصوصی یا دولتی بایستی گزارش صورت مالی را به‌موقع آماده کنند. زیرا بعد از سه یا چهار ماه بعد از پایان سال مالی، جلسه مجمع عمومی شرکت تشکیل می‌شود و گزارشات مالی منتهی به پایان سال در اختیار شرکا، سهامداران و ذی‌نفعان قرار می‌گیرد. توجه به نکات زیر برای مدیران مالی، حسابداران و حسابرسان در پایان سال‌های مالی ضروری است:
1. شروع فرایند تهیه صورت‌های مالی
قبل از بستن سال، باید تمامی ترازهای مالی شرکت مورد بررسی قرار گیرد. به همین دلیل قبل از تهیه صورت‌های مالی پایان سال، بهتر است انبارگردانی شود تا موجودی کالاها به‌روز شود. همچنین تمامی اسناد مالی اصلاح، به‌روزرسانی و بایگانی شوند. دفاتر قانونی نظیر دفتر روزنامه و دفتر کل تکمیل شده و پلمپ شوند. سپس دفاتر قانونی سال جدید دریافت شوند.
2. انجام محاسبات مالی
در هنگام تهیه صورت‌های مالی در پایان سال باید تمامی محاسبات که تا آن لحظه بلاتکلیف باقیمانده‌اند، رفع تکلیف شوند. این محاسبات در مورد کالاهای موجود در انبار، تنخواه‌ها، گزارشات مالی، پرداخت مالیات، پرداختی به کارکنان (شامل مطالبات آنها مانند عیدی، سنوات، مرخصی، پاداش پایان دوره و..) می‌شود.
3. فرایند ثبت درآمد و هزینه‌ها
در طول سال ممکن است حسابداران شرکت بنا به دلایلی فرصت ثبت درآمدها و هزینه‌های شرکت را نداشته باشند. همچنین ممکن است برخی از درآمدها و هزینه‌ها مشخص نباشند. در پایان سال مالی تمامی درآمدها و هزینه‌ها باید ثبت شوند. اگر شرکت طلب یا بدهی دارد باید اسناد مرتبط با آن نیز ثبت شود.
4. تهیه لیست بدهکاران، بستانکاران و پروژه‌های فعال شرکت
بسیاری از شرکت‌ها با پیمانکاران همکاری می‌کنند. بسیاری از هزینه‌های پیمانکار بر عهده شرکت است. تهیه لیستی از بدهکاران، بستانکاران و پروژه‌های شرکت در سال جاری اهمیت دارد. همچنین آخرین اطلاعات حساب‌های بانکی شرکت باید در صورت‌های مالی درج شود.
5. کنترل پایان سال مالی
تهیه اسناد پایان سال مالی از آن جهت اهمیت دارد که تمامی امور حسابداری که به هر دلیلی مورد توجه قرار نگرفته‌اند، در این سند باید مدنظر قرار گیرد. کنترل سیستم حسابداری و گردش مالی، بررسی تمامی حساب‌ها و مانده‌گیری دقیق از آنها و کنترل صورت‌های مالی و گزارشات حسابداری قبل از بستن سال مالی ضروری است.
6. بستن حساب‌های دائمی و موقت
در اسناد حسابداری شرکتی با دو نوع حساب مواجه می‌شویم: حساب موقت و حساب دایم.
حساب‌های موقت در پایان هر دوره باید رفع تکلیف شوند و مانده بدهکار یا بستانکار آنها مشخص شده و به حساب‌های دایم منتقل شوند. حساب موقت در شروع و پایان دوره باید صفر باشد. اما در حساب‌های دایم، مانده بدهکار یا بستانکار آن در تراز اختتامیه درج می‌شود و به دوره بعد قابل انتقال است. در این مرحله باید تمامی مغایرت‌های بانکی مورد بررسی قرار گرفته و وضعیت آنها مشخص شود.
7. صدور سند تعدیل ماهیت
در این سند، اطلاعاتی از اسنادی درج می‌شود که مربوط به سال جاری یا سال‌های گذشته می‌شود. این بدهکاری یا بستانکاری به علت تعدیل ایجاد شده به‌وجود می‌آید یا بخشی از ملزومات مصرفی است. سند تحلیل ماهیت مربوط به حساب‌هایی می‌شود که برخلاف ماهیتش دارای مانده است.
8. صدور سند اختتامیه
صدور سند اختتامیه در پایان سال مالی اهمیت زیادی دارد. با صدور آن تمامی حساب‌های موقت بسته می‌شوند. با صدور سند اختتامیه حساب‌های ترازنامه‌ای بسته شده و به سال بعد منتقل می‌شوند.
9. صدور سند افتتاحیه
برای تنظیم سال مالی باید حساب‌های ترازنامه بسته شده و به سال جدید انتقال یابند. با صدور سند افتتاحیه حساب‌های موقت و دائمی در سال جدید ایجاد می‌شوند. البته برای این منظور باید از قبل سال مالی جدیدی تعریف شود.
10. بستن سال مالی در نرم‌افزارهای حسابداری
در حال حاضر اکثر شرکت‌ها از نرم‌افزارهای حسابداری برای تهیه صورت‌های مالی خود استفاده می‌کنند. به همین دلیل حسابداران باید با نحوۀ پایان سال مالی در نرم‌افزار حسابداری آشنایی کامل داشته باشند.
با نزدیک شدن به پایان سال مالی، شرکت‌ها به دنبال تهیه اسناد مالی و تعیین درآمدها و هزینه‌های خود می‌روند. تهیه سند اختتامیه و افتتاحیه سال جدید و تهیه صورت‌های مالی در ۱۲ ماه گذشته یک الزام قانونی است که به سرمایه‌گذاران، شرکای تجاری و بانک‌ها عملکرد مالی کسب و کار را نشان می‌دهد.
