کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و مطابقت موجودی انبار با مقادیری که در سیستم نرم‌افزاری ثبت شده است و در نهایت کنترل و اصلاح میزان اضافه و کسری موجودی کالا را انبارگردانی می‌گویند.
چرا باید انبار گردانی انجام شود؟
موجودی کالاها یکی از مهم‌ترین اقلام دارایی‌هاست. در پایان دوره مالی ارزش موجودی کالاها تاثیر قابل ملاحظه‌ای در میزان سود و زیان شرکت‌ها دارد. به‌همین خاطر لازم است در هر دوره مالی حداقل یک‌بار کل موجودی‌های شرکت شمارش شود تا از مغایرت‌نداشتن موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی اطمینان حاصل شود.
هدف از انبارگردانی چیست؟
هدف از انبارگردانی به‌طور کلی شمارش موجودی اقلام کالا برای ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی کالاهاست. به این جهت لازم است قواعدی در حین انبارگردانی انجام شود. از جمله این قواعد، الصاق تگ به کالا است. همچنین مواردی از قبیل پلمب انبار، وارد و خارج نشدن کارکنان و افراد به انبار، مرتب‌کردن کالاها و سایر موارد امنیتی باید مورد بررسی قرار گیرد.
امکان افزودنی حواله‌ی بین انبار
معمولا انبارگردانی با حضور افراد ذیل انجام می‌شود
- سرپرست انبارگردانی
- گروه کنترل
- انباردار
- شمارش‌گر و ثبت‌کننده شمارش
برای انجام انبارگردانی و تطبیق موجودی واقعی انبار با موجودی نمایش داده شده در نرم‌افزار، در اولین مرحله باید لیستی از کالاهای موجود در نرم‌افزار به همراه مشخصات تهیه و پرینت شود.
ثبت کالاهای شمارش شده
بعد از اینکه لیستی از کالاهای موجود در انبار را به همراه موجودی واقعی در لیست وارد کردیم، در
مرحله بعدی کالاهای موجود در لیست را در قسمت ثبت کالاهای شمارش شده، در برنامه
ثبت می‌کنیم.
در این مرحله ما به دو صورت می‌توانیم کالاهایی را که نیاز به ثبت موجودی واقعی آنها در سیستم است را وارد کنیم. اولین روش به این صورت است که مغایرت کالاها انگشت شمار است؛ یعنی تعداد کالاهایی که موجودی سیستمی آنها با موجودی واقعی مغایرت دارد کم هستند؛ که در این صورت با جست‌وجوی کالاهایی که مغایرت دارند و واردکردن موجودی واقعی آنها در ستون شمارش اول می‌توان اولین گام در انبارگردانی را با موفقیت انجام داد. روش دوم به این صورت است که از گزینه‌های پایین فرم روی ورود یک لیست خاص کلیک کرده و کالاهایی را که می‌خواهیم مغایرت آنها را وارد کنیم از روی گروه اصلی و گروه فرعی انتخاب می‌کنیم.
سپس موجودی واقعی کالاها را در ستون شمارش اول برای کالاهایی که مغایرت دارند وارد کرده، و گزینه تایید را انتخاب می‌کنیم.
تایید عملیات انبارگردانی
در ادامه انبارگردانی برای اینکه موجودی واقعی با موجودی برنامه یکسان شود باید فرایند تایید عملیات انبارگردانی انجام شود.
این قسمت از انبارگردانی شامل دو مرحله است:
مرحله اول عملیات ثبت و تایید مغایرت برای کالاهایی است که موجودی واقعی آنها (که در شمارش اول وارد شده) از موجودی برنامه کمتر است.
مرحله دوم عملیات ثبت و تایید مغایرت برای کالاهایی است که موجودی واقعی آنها (که در شمارش اول وارد شده) از موجودی برنامه بیشتر است.
با انجام مراحل انبارگردانی برنامه، فاکتور خرید و فروش در حالت اتوماتیک به‌صورت نسیه برای کالاهایی که مغایرت دارند ثبت می‌شود.
مزایای انبارگردانی در کسب و کارها
از مهم‌ترین اقلام دارایی، موجودی کالا است که در پایان دوره مالی تاثیر به‌سزایی در صورت حساب سود و زیان دارد؛ بنابراین از مهم‌ترین عواملی که در درست‌بودن موجودی کالا می‌تواند تاثیرگذار باشد، انبارگردانی است.
- حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی
- کاهش خطای پرسنلی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
- جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
- جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
نحوه‌ی پایین نگهداشتن هزینه نگهداری کالا
