15 ویژگی بهترین نرم افزارهای حسابداری
شغل حسابداری در عصر حاضر کمک بسیار ویژه‌ای به کسبوکارها کرده است. اگر یک حسابدار بخواهد در شغل خود موفق شود، باید به نرم‌افزارهای حسابداری روز مسلط باشد. نرمافزار به یکی از دستیارهای جدایی‌ناپذیر حسابداران تبدیل شده است، به‌طوری که بدون آن، انجام فعالیت‌های حسابداری و مالی به کاری بسیار سخت و طاقت‌فرسا تبدیل خواهد شد.
یکی از چالش‌هایی که دانشجویان و متقاضیان کار حسابداری با آن مواجه هستند، این است که برای ورود به بازارکار کدام نرمافزار را یاد بگیرند. از طرفی کسبوکارها و شرکت‌های کوچک و بزرگ برای انتخاب نرمافزار حسابداری مناسب همواره با این سوالات مواجه می‌شوند که بهترین نرم افزار حسابداری چیست؟ از بین نرم‌افزارهای موجود کدام نرمافزار برای کسب‌وکار آنها مناسب است؟ در این مقاله همراه هلومگ باشید تا به پاسخ سوالات خود برسید.
در واقع نرمافزاری بهترین است که دارای ویژگی‌های زیر باشد:
ویژگی‌هایی که بهترین نرم افزارهای حسابداری باید داشته باشند:
امکانات افزودنی برنامه حسابداری
امکانات افزودنی اشاره به کیت‌هایی (kits) دارد که به نرمافزار حسابداری متصل می‌شوند. هرکدام از این کیت‌ها دارای امکاناتی هستند که مطابق با خواسته و نیازهای کسبوکارها و شرکت‌ها امکاناتی به نرمافزار اضافه می‌کنند. این ویژگی باعث می‌شود که قیمت نرمافزار بسیار به‌صرفه باشد. به جای خرید برنامه‌ای با امکانات بسیار زیاد که اصلا مورد نیازتان نیست، می‌توانید نرمافزار پایه را تهیه کرده و مطابق با نیاز خود، امکانات افزودنی را به نرمافزار اضافه کنید.
حتما نرمافزاری را انتخاب کنید که هم‌زمان با رشد فعالیت‌های شرکت، قابلیت افزودن امکانات مورد نیازتان را نیز داشته باشد.
این ویژگی به حسابداران و شرکت‌ها کمک می‌کند که به‌جای تعویض یا به‌روزرسانی نرمافزار، هر کدام از این کیت‌ها را بدون دردسر خاصی به نرمافزار خود اضافه کنند. برای مثال، نرمافزار حسابداری هلو دارای امکانات افزودنی مثل حواله بین انبار، تعیین سطح دسترسی، ثبت قیمت همکاران و مشتریان، معین اشخاص، واسطه و تیپ قیمت است. هنگام انتخاب نرمافزار مناسب کسب‌وکارتان، حتما نرمافزاری را انتخاب کنید که هم‌زمان با رشد فعالیت‌های شرکت، قابلیت افزودن امکانات مورد نیازتان را نیز داشته باشد.
رابط کاربری ساده و جذاب
رابط کاربری اشاره به دکمه‌ها، آیکون‌ها، پنجره‌ها، نوار پیمایش و… دارد که کاربر می‌تواند از طریق آنها با برنامه تعامل کند، دستوراتی را به برنامه دهد و خروجی مدنظر خود را دریافت کند. نرمافزار حسابداری باید دارای رابط کاربری بسیار جذاب باشد تا کار با آن برای کاربران ساده و جذاب شود. این ویژگی بسیار پراهمیت است. برنامه‌هایی با رابط کاربری نامناسب، کار را پیچیده می‌کنند. نرم‌افزارهای حسابداری محبوب، نرمافزارهایی هستند که رابط کاربری خوبی داشته باشند.
مطابقت با اصول و استاندارد حسابداری
اصول حسابداری، مجموعه‌ای از قوانین و دستورالعمل‌های کلی است که شرکت‌ها هنگام گزارش کلیه حساب‌ها و صورت‌های مالی، باید از آنها پیروی کنند.
استاندارد حسابداری، مجموعه‌ای از اصول، استانداردها و رویه‌های مشترک است که اساس سیاست‌های حسابداری مالی و شیوه‌های حسابداری را تعریف می‌کند. به عبارت دیگر استانداردهای حسابداری، مقررات حاکم بر چگونگی انجام کار حسابداری هستند و به نوعی می‌توان آنها را قلمرو فعالیت حسابداران دانست.
بهترین نرم افزار حسابداری مطابق با به‌روزترین اصول و استانداردهای حسابداری، قوانین مالیات و دارایی طراحی می‌شوند. نرمافزاری که می‌خرید حتما باید مطابق با اصول حسابداری باشد.
قیمت مناسب
در بین نرم‌افزارهای حسابداری دامنه قیمت بسیار متغیری وجود دارد؛ حتی بعضی از شرکت‌ها نرمافزارها را به‌طور رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهند. از طرفی هرچه امکانات نرمافزار حسابداری بیشتر باشد، قیمت آن نیز بالاتر می‌رود. چیزی که شرکت‌ها باید به آن دقت کنند این است که مطابق با نیازهای مالی و حسابداری خودشان نرمافزار را تهیه کنند. برای مثال بسیاری از امکانات نرمافزار حسابداری جامع، ممکن است برای یک کسب‌وکار کوچک اصلا به کار نرود. بنابراین باید نرمافزاری را خریداری کنید که برای سطوح متفاوت تهیه شده باشد تا هزینه‌ی پایین‌تری را متحمل شوید.
متناسب با اصناف مختلف
نحوه‌ی فعالیت مالی کسبوکارها با هم متفاوت است؛ برای مثال سر و کار یک فروشگاه با موجودی کالا و انبار است، در صورتی که برای یک کارگاه تولیدی، بهای تمام‌شده بسیار اهمیت دارد. اگر از نرمافزار حسابداری تخصصی استفاده کنید، می‌توانید کسب و کار خود را با راحتی بیشتر و حرفه‌ای‌تر مدیریت کنید؛ چون نرم‌افزارهای عمومی ممکن است بعضی از امکانات را کم یا زیاد داشته باشند؛ ولی با نرمافزار حسابداری اصناف، بابت تأمین همه‌ی نیازهای مالی و حسابداری‌تان اطمینان خاطر خواهید داشت. جوری که انگار آن برنامه را به طور ویژه برای شما طراحی کرده‌اند.
بنابراین به هنگام انتخاب دقت کنید که بهترین نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود را انتهاب کنید. شرکت نرم افزار هلو با پوشش دادن بیش از 200 صنف، بیشترین تنوع بین نرم افزارهای حسابداری را داراست.
وجود آموزش در دسترس
بهترین نرم افزار حسابداری ، نرمافزاری است که آموزش‌های مربوط به آن در همه جا در دسترس باشد تا کاربران در صورت بروز ابهام، بتوانند به‌سرعت مشکل خود را برطرف کنند. از طرفی در بخش حسابداری به نیروی کاری نیاز دارند که به نرمافزار مسلط باشند. به همین دلیل باید آموزش‌های مربوط به نرمافزار در محیط‌های آکادمیک و آنلاین در دسترس باشد.
هرچقدر متخصصان بیشتری بر یک نرمافزار حسابداری تسلط داشته باشند، احتمال اینکه شرکت‌ها از آن نرمافزار استفاده کنند بیشتر می‌شود، چون نیروهای مسلط به آن نرمافزار راحت‌تر پیدا می‌شود. به همین دلیل شرکت‌های مطرح در تولید نرم افزار اگر بخواهند در دسته‌ی بهترین نرم افزار حسابداری قرار گیرند، باید برای نرم افزار خود محتوای آموزشی تولید کنند.
محبوبیت در بازار کار
نکته‌ای که باید به آن دقت کرد این است که نرم افزاری که توسط شرکت به‌کار گرفته می‌شود باید توسط نیروی انسانی موجود در بازارکار طرفدار داشته باشد تا در صورت جایگزینی یا استخدام نیروی جدید مشکلی برای استفاده از نرمافزار پیش نیاید. بنابراین بهترین نرمافزارها، نرمافزارهایی هستند که در بازارکار طرفداران زیادی داشته باشند.
محبوبیت در بین خبرگان
هنگام تحقیق برای خرید یا یادگیری نرم افزار، باید نظر کسانی را که پیش از این نرمافزار را خریداری کرده‌اند، جویا شد. معمولا حسابداران افراد متخصصی هستند که از نرمافزار استفاده می‌کنند. در صورتی که نرمافزاری مورد تایید افراد صاحب‌نظر باشد، می‌توان مطمئن شد که آن نرمافزار، خوب و کاربردی است.
تحت وب بودن
قبلا نرم‌افزارهای حسابداری تنها امکان استفاده در یک شرکت را داشتند. با طراحی نسخه تحت وب، امکان استفاده از نرم افزار در کل شعبه های یک شرکت در نقاط مختلف جغرافیایی به وجود آمد. بنابراین به هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری به این مورد دقت کنید که ویژگی تحت وب بودن را داشته باشد تا امکان استفاده از آن توسط کاربران در شعبه های مختلف وجود داشته باشد.
امنیت بالا
در نرم افزار حسابداری اطلاعات مربوط به خرید، فروش، بدهی، شماره مشتریان و… ثبت می‌شود. نرمافزار حسابداری باید دارای امنیت لازم برای جلوگیری از هک شدن اطلاعات باشد. اطلاعات موجود در نرمافزار حسابداری، برای مدیریت کسب و کار بسیار ارزشمند هستند؛ به همین دلیل باید امکان بکاپ‌گیری به‌طور منظم وجود داشته باشد تا در صورت بروز مشکل در نرم افزار، بتوان اطلاعات را به‌سرعت بازگردانی کرد.
پشتیبانی 24 ساعته
هیچ شرکت نرم افزاری نمی‌تواند ادعا کند که نرم افزارهای تولید شدهاش، بدون خطا و باگ هستند. حتی بهترین نرم افزار حسابداری تولیدشده در بازار ممکن است بارها دچار اختلال شود؛ به همین دلیل باید سازوکاری مهیا باشد تا کاربران در صورت بروز مشکل راهنمایی شوند. در صورتی که قصد خرید نرم افزار حسابداری دارید، شک نکنید گاهی اوقات در هنگام استفاده از نرم افزار به کمک و راهنمایی احتیاج پیدا می‌کنید. پس قبل از خرید اطمینان حاصل کنید که برنامه حسابداری مورد نظرتان از پشتیبانی قوی و خوبی برخوردار باشد. پشتیبانیهای نرم افزار به صورت زیر انجام می‌شود.
تلفنی
در این مورد در صورت بروز مشکل، با مرکز پشتیبانی تماس می‌گیرید و توسط کارشناسان محصول راهنمایی می‌شوید.
حضوری
در صورتی که مشکل جدی باشد، می‌توانید سیستم یا لپ تاپ خود را مستقیماً پیش کارشناسان شرکت ببرید تا مشکل را برطرف کنند.
نمایندگی
نرمافزار حسابداری خوب نرم افزاری است که در سراسر کشور دارای نمایندگی باشد تا کاربران در صورت بروز مشکل یا هنگام خرید محصول، از نزدیک با نماینده شرکت در تعامل باشند.
ریموت
در این مورد کارشناس نرم افزار از راه دور به سیستم شما وصل می‌شود و مشکل را رفع می‌کند.
اعزام کارشناس
در این مورد کارشناسی از طرف شرکت یا نمایندگی در محل کسب‌وکار یا شرکت حاضر می‌شود و مشکل را رفع می‌کنند.
دقت در محاسبات
بهترین نرم افزار حسابداری، نرم افزاری است که بر روی داده‌های حسابداری کاربران محاسبات دقیقی انجام دهد و دارای کمترین خطا باشد. برای اطمینان از دقت محاسبات می‌توانید از دموی نرم افزار استفاده کنید یا نظر متخصصانی که از نرم افزار استفاده کرده اند را جویا شوید.
گزارشات جامع و کاربردی
حسابداران باید از وضعیت و عملکرد مالی گزارش های دقیقی به مدیران خود ارائه دهند؛ به همین دلیل نرمافزاری که خریداری می‌کنید، باید منوی کامل و دقیقی برای گزارش‌ها داشته باشد.
به‌روزرسانی مستمر
شرکت‌های نرم افزار حسابداری دارای متخصصان زبده‌ای هستند که به صورت مستمر نرمافزار را بهبود می‌دهند و خطاهای موجود در آن را رفع می‌کنند. در هنگام خرید نرمافزار حسابداری حتما به قابلیت به‌روزرسانی مستمر آن توجه کنید تا از جدیدترین تغییرات بهره‌مند شوید و بتوانید با به‌روزرسانی نرمافزار، باگ‌های موجود را رفع کنید.
یکپارچگی نرمافزار
نرمافزار حسابداری باید همه‌ی بخش‌های یک کسب‌وکار را پوشش دهد. برای مثال دارای سیستم حسابداری انبارداری، سیستم حقوق و دستمزد، خرید و فروش و تولید باشد.
