بروز اشتباهات مختلف در کار حسابداری، مربوط به امروز و دیروز نیست و اتفاقی پرتکرار است که همه‌روزه در سطوح مختلف رخ می‌دهد. تعدادی از این اشتباهات رایج‌تر از بقیه هستند. به هر حال می‌توان با انجام چند کار صحیح، از بروز این اشتباهات جلوگیری کرد. جلوگیری از رخ دادن اشتباه در حسابداری بسیار بهتر از جبران اشتباهات است، چرا که جلوگیری از بروز خطا، نیازمند صرف زمان و هزینه‌ی کمتری است؛ این در حالی است که بروز اشتباه می‌تواند موجب ضرر و زیان‌های بسیار و حتی ورشکستگی کسب و کار شما شود.
در ادامه در مورد چند اشتباه رایج حسابداری برایتان خواهیم گفت تا با برطرف کردن آن‌ها، از ضرر و زیان و مشکلاتی که ممکن است در آینده گریبان‌گیرتان شود، جلوگیری کنید.
-
خطا هنگام ورود اطلاعات و داده‌ها
به عنوان یکی از پرتکرارترین اشتباهات حسابداری، می‌توان از ورود نادرست داده‌ها به دفتر یا نرم‌افزار حسابداری نام برد. جلوگیری از بروز این خطا به طور صددرصد امکان‌پذیر نیست، اما می‌توانید با تعیین قوانینی، خطاهای صورت گرفته را شناسایی کرده و آن‌ها را برطرف کنید. مثلا فواصل زمانی کوتاهی را برای بررسی داده‌های ثبت‌شده در نظر بگیرید تا با چک کردن اطلاعات واردشده، از درستی‌شان مطمئن شوید.
-
درنظرگرفتن درآمد به عنوان سود
درآمد، مقدار پولی است که پس از ارائه‌ی خدمات و فروش محصولات به دست می‌آورید. اگر درآمد شرکت شما از میزان هزینه‌هایتان بیشتر باشد، آن مبلغ اضافه، سود شرکت است. در صورتی که میزان درآمدها از هزینه‌ها کمتر باشد، نه تنها سودی به دست نیاورده‌اید، بلکه مجموعه‌تان دچار ضرر شده است. همواره باید حواستان به این دو عدد باشد تا در هر لحظه از طلب و بدهی‌هایتان مطلع باشید.
-
تهیه نکردن نسخه پشتیبان
اطلاعات و دیتاهایی که در فضای دیجیتال ثبت می‌شوند، همواره در معرض از بین رفتن هستند. از این رو باید از تمامی داده‌ها و اطلاعات نرم‌افزار حسابداری‌تان نسخه پشتیبان تهیه کنید تا در صورت پریدن ناگهانی اطلاعات، بتوانید آن را بازگردانید. به یاد داشته باشید که لازم است فایل‌های پشتیبان را بررسی کنید تا از صحت و درستی‌شان مطمئن شوید.
-
انجام پروژه‌ها بدون بودجه‌بندی
پیش از شروع هر پروژه، لازم است میزان بودجه مورد نیاز برای آن را پیش‌بینی کرده و مقدار مشخصی بودجه به آن اختصاص دهید؛ در غیر این صورت، اگر بدون حساب و کتاب پیش بروید و تصوری از هزینه‌های پیش رو نداشته باشید، ممکن است مجبور شوید زیر بار هزینه‌های کمرشکن و فراتر از انتظارتان بروید.
-
رابطه‌ی ضعیف حسابدار و مدیر
تصمیمات مدیریتی و شرایط بخش حسابداری، به یکدیگر وابسته‌اند. عدم اطلاع از آنچه در بخش حسابداری در حال انجام است، می‌تواند مشکلاتی جدی را در امور مدیریتی به وجود آورد. صاحبان مشاغل باید از حساب و کتاب‌ها و معاملات انجام‌شده، اطلاعات کاملی در دست داشته باشند و وظیفه‌ی انتقال این اطلاعات بر عهده‌ی حسابدار است. بنابراین به عنوان یکی از اشتباهات پرتکرار حسابداری، باید به عدم انتقال گزارش‌های حسابداری به بخش مدیریت اشاره کرد. وجود روابط خوب میان حسابدار و مدیر، نظارت بر هزینه‌ها و درآمد را به کاری آسان‌تر تبدیل می‌کند.
