حقوق و دستمزد یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر بنگاه اقتصادی است و عضوی جدانشدنی از هر مجموعه‌ای به حساب می‌آید. حسابداری حقوق و دستمزد نیز برخلاف تصور اولیه، کار ساده‌ای نیست؛ چرا که به محاسبه کارکرد پرسنل، دستمزد آنها، اضافه‌کاری‌‌ها، مالیات بر حقوق، کسورات، پاداش و مزایا و بسیاری از موارد دیگر می‌پردازد. در این مطلب از مهم‌ترین نکاتی که باید درباره سیستم حقوق و دستمزد بدانید خواهیم گفت.
محاسبه دقیق حقوق و دستمزد چه لزومی دارد؟
محاسبه دقیق حقوق و دستمزد در هر کسب‌وکاری ضروری است. اگر حقوق و دستمزد کارکنان به‌درستی محاسبه نشود، تعیین قیمت مناسب برای محصولات و خدمات مجموعه را با مشکل مواجه می‌کند. از طرفی، محاسبه اشتباه یا نامنصفانه حقوق و دستمزد، نارضایتی کارکنان را در پی دارد و باعث بی‌اعتمادی آنها به مجموعه‌ای که در آن کار می‌کنند، می‌شود. همه این موارد در نهایت به کاهش بازدهی و بهره‌وری کارکنان ختم می‌شود.
حقوق و دستمزد چه تفاوتی دارند؟
پیش از هر چیز خوب است بدانید که حقوق و دستمزد اگرچه مفهومی مشابه دارند اما در حقیقت یکسان نیستند و با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند.
دستمزد به‌طور ساعتی محاسبه می‌شود در حالی که مبنای محاسبه حقوق، ماه است. به‌علاوه، اصولا از دستمزد برای پرداخت حق‌الزحمه کارگران استفاده می‌شود اما حقوق برای پرداخت حق‌الزحمه کارمندان به کار می‌رود.
حقوق و دستمزد هر فرد چطور تعیین می‌شود؟
حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس موارد مختلفی از جمله میزان حقوق و دستمزد سال، مدارک تحصیلی و سابقه کاری فرد مورد نظر و با تعاملی بین واحد منابع انسانی و واحد حسابداری مجموعه انجام می‌شود.
تسهیلات مالی و رفاهی که توسط سازمان ارائه می‌شود و شرایط کاری و استخدامی آن سازمان در تعیین حقوق و دستمزد کارکنان به میزان زیادی موثر است؛ از این جهت، فرایند محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان باید با همکاری واحد منابع انسانی انجام شود.
پس از اینکه واحد منابع انسانی، اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه حقوق و دستمزد را تأمین کند و آن را به واحد حسابداری ارائه دهد، فرایند محاسبه حقوق و دستمزد آغاز می‌شود. واحد حسابداری بر اساس مواردی مثل نرخ حقوق و دستمزد سال و با کمک فرمول‌های محاسبه حقوق و دستمزد، میزان حق‌الزحمه کارکنان را محاسبه کرده و برای هر نیرو فیش حقوقی صادر می‌کند.
اگر چه برخی افراد این فرایند را به‌طور دستی انجام می‌دهند اما باید گفت که محاسبه حقوق و دستمزد توسط نرم‌افزارهای معتبر حسابداری نیز قابل انجام است.
نکاتی که باید هنگام محاسبه حقوق و دستمزد رعایت کنید
روش خاص خود را انتخاب کنید
شما به‌عنوان یک حسابدار باید برای محاسبه و ارزیابی حقوق و دستمزد کارکنان، روش مخصوص خود را داشته باشید و حداقل در طول یک دوره مالی، به این روش پایبند باشید.
سیستم سنتی را کنار بگذارید
پیچیدگی محاسبات مالی روزبه‌روز بیشتر می‌شود، در نتیجه انجام این محاسبات هم به دقت بیشتری نیاز دارد، هم بیشتر از گذشته زمان‌بر است؛ بنابراین انجام این محاسبات به روش‌های سنتی و به‌شکل دستی و کاغذی منطقی نیست، چرا که نیازمند دقت و تمرکز بسیار زیاد و صرف زمان زیادی است. پس حساب و کتاب حقوق و دستمزد را به سمت سیستمی پیش ببرید و از یک نرم‌افزار مناسب برای این کار استفاده کنید.
بر قوانین حقوق و دستمزد مسلط باشید
در هر کشوری قوانین حقوق و دستمزد با توجه به شرایط همان کشور تعیین می‌شود. طبق قوانین حقوق و دستمزد، باید در هر ماه کاری، اطلاعات مختلف از جمله تعداد کارکنان، حقوق و مزایای آنها به دستگاه‌هایی از جمله وزارت دارایی ارسال شود. شما به‌عنوان حسابدار باید از ریزترین قوانین مربوط به حقوق و دستمزد آگاه باشید و با تسلط بر این قوانین به محاسبه حقوق و دستمزد و تهیه گزارشات مالی بپردازید.
تمام پرداختی‌ها را محاسبه و ثبت کنید
لازم است همیشه تمام دریافتی‌های قانونی کارکنان خود را در لیست حقوقی آنها وارد کرده و محاسبه کنید. هنگام محاسبه حقوق و دستمزد، هرگز مواردی مثل حق مسکن، ایاب و ذهاب، حق اولاد، خواربار، مزایای غیر نقدی و پاداش را فراموش نکنید.
محاسبه و پرداخت مالیات را به‌دقت انجام دهید
اداره مالیات هر ساله مبالغی را تحت قانون مالیات‌های مستقیم اعلام می‌کند و طبق این قانون، افرادی که حقوق و مزایایی بالاتر از مبلغ معاف از مالیات دارند، موظف به پرداخت مالیات هستند.
بعضی از انواع مالیات، توسط کارفرما و بعضی دیگر توسط کارمندان پرداخت می‌شود. مسئولیت محاسبه و پرداخت هر دوی این موارد، بر عهده‌ی کارفرما است. حسابداران مالیات حقوق هر کارمند و کارگر را محاسبه کرده و آن را به اداره مالیات پرداخت می‌کنند و پس از کسر مالیات، دستمزد کارکنان را پرداخت می‌کنند.
به یاد داشته باشید ارائه لیست مالیات حقوق هم برای کارکنانی که مشمول مالیات هستند و هم برای کارکنان معاف از مالیات، الزامی است. با این تفاوت که برای افراد معاف، مبلغ مالیات صفر درج می‌شود.
