فرقی نمی‌کند کسب‌وکارتان کوچک و نوپا باشد، یا باسابقه‌ و گسترده، بازار مدیریت سرشار از متدهای مختلف برای برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. در این میان، انتخاب بسته‌‌ ایده‌آل ERP ممکن است در ابتدا چالش‌برانگیز و حتی ترسناک به نظر برسد. عدم موفقیت در استقرار یک سیستم ERP مناسب، کسب‌وکار شما را با آسیب‌های مالی جبران‌ناپذیری مواجه می‌کند. اهمیت این مسئله زمانی روشن‌تر می‌شود که بدانید حدود ۵۰ تا ۶۰ درصد از پروژه‌های ERP، علی‌رغم صرف بودجه‌ای چندبرابر بیشتر از بودجه‌ی اولیه، در نهایت به دلیل دست‌کم گرفتن تلاش، زمان و منابع شکست می‌خورند. اما خوشبختانه می‌توان با برخی آموزش‌های مهم از این اتفاق جلوگیری کرد.

مطالعه‌ی گزارش پیشِ رو، شما را با نرم‌افزار ERP بیشتر آشنا می‌‌کند و خواهید دید که برای انتخاب سیستم ERP بهینه باید به چه نکاتی توجه داشته باشید.‌

نرم‌افزار ERP چیست؟

ERP مخفف واژه‌ی Enterprise Resource Planning، به معنای برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. به کمک نرم‌افزارهای ERP می‌توانید تمام اجزای کلیدی کسب‌وکار خود از جمله حسابداری، زنجیره‌ی تامین، تدارکات، مدیریت پروژه، شبکه‌ی تولید، توزیع و فروش، خدمات پس از فروش و سازگاری را به شکلی علمی و کاربردی پردازش کنید. این سیستم‌ها می‌توانند بین بخش‌های مختلف هماهنگی برقرار کنند و به فرآیندهای روتین و گردشِ کار سازمان‌ها نظمی کارآمد ببخشند؛ به همین دلیل هم‌ شرکت‌های بزرگ با شعبه‌های متعدد و هم کسب‌وکارهای خرد و تازه‌تأسیس، از طرفداران جدی سیستم ERP هستند.‌

بهترین سیستم ERP برای شرکت شما چیست؟

تعیین «سطح» مناسب

سیستم‌های ERP معمولا در سه سطح طبقه‌بندی می‌شوند:

• سطح ۱: ابرکمپانی‌ها
• سطح ۲: کسب‌وکارهای متوسط
• سطح ۲: بنگاه‌های خرد

هرچند برای انتخاب بین این سطوح قانون سفت‌و‌سختی وجود ندارد، اما می‌توانید عوامل زیر را در نظر بگیرید:

• تعداد کارکنان
• درآمد کل
• پیچیدگی فرآیندها
• تعداد کاربرانی که نیاز به دسترسی به ERP دارند
• بودجه
• پیچیدگی نیازمندی‌ها

سطح ۱: ابرکمپانی‌ها

نرم‌افزارهای ERP سطح ۱ برای بزرگ‌ترین و پیشرفته‌ترین سازمان‌ها و شرکت‌های جهان طراحی شده‌اند. موسسه‌ی Gartner (شرکت بین‌المللی مشاوره‌ی‌ مدیریت و کسب‌وکار) مخاطبان ERP سطح ۱ را شرکت‌هایی معرفی می‌کند که بیش از ۱۰۰۰ کارمند و درآمد سالیانه‌ای معادل حداقل ‌۵۰۰ میلیون‌دلار دارند. این سیستم‌ها پیچیده، با قابلیت‌های متنوع و فرآیند پیاده‌سازی دشوار هستند و برای استفاده از آن‌ها باید به بودجه‌های چندین میلیون‌دلاری بیندیشید. تنها چند تولید‌کننده‌ی سیستم ERP سطح ۱ در جهان وجود دارد که از جمله‌ی آن‌ها می‌توانیم Microsoft، Oracle و SAP را نام ببریم.

مزایا:

• قابلیت‌های متنوعی دارند.
• انعطاف‌پذیر هستند.
• می‌توانند با مقیاس سازمان شما هماهنگ شوند و طیف وسیعی از قابلیت‌های کاربردی، از جمله مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، شبکه‌ی توزیع و خرده‌فروشی را ارائه دهند.
• می‌توانند از هزاران کاربر پشتیبانی کنند.

معایب:

• پیچیده‌اند.
• پیاده‌سازی آن‌ها بسیار زمان‌بر است.
• یادگیری و تسلط بر آن‌ها می‌تواند دشوار باشد.
• قیمت بسیار بالایی دارند.

سطح ۲: کسب‌وکارهای متوسط

سیستم‌های ERP سطح ۲ برای مشاغل متوسط ​​و در حال رشد با ۲۰ تا ۱۰۰۰ کارمند یا بیشتر استفاده می‌شوند. نرم‌افزار‌های سطح ۲ می‌توانند برای هماهنگ‌سازی شرکت‌هایی استفاده شوند که به‌ لحاظ جغرافیایی در موقعیت‌های متمایزی قرار دارند؛ مانند شرکت‌های تابعه یا شعب متعدد یک برند در مناطق مختلف. یادگیری کار با این اپلیکیشن‌ها راحت‌تر و پیاده‌سازی آن‌ها آسان‌تر است. قیمت سیستم‌های ERP سطح ۲ نیز در مقایسه با گروه اول کمتر است.

برای نرم‌افزار‌های ERP این سطح، نمونه‌های متنوعی وجود دارد؛ از ابرکمپانی‌هایی مثل Microsoft، SAP BusinessOne و Oracle NetSuite گرفته تا شرکت‌های کوچک‌تری مانند Infor، Sage و Epicor.

مزایا:

• می‌توانند متناسب با شرایط شما، شخصی‌سازی شوند.
• انعطاف پذیر و مقیاس‌پذیر هستند.
• از صدها تا چندهزار کاربر پشتیبانی می‌کنند.
• فرآیند پیاده‌‌سازی آن‌ها از ERP سطح ۱ ساده‌تر و سریع‌تر است.

معایب:

• اگر کسب‌وکارتان با سرعت بالایی در حال رشد و توسعه است، گاهی اوقات گزینه‌های شما را محدود می‌کند.
• در بعضی از زمینه‌ها مانند تولید، سطح عملکردی ایده‌آلی ندارند. شرکت‌‌هایی مثل صنایع داروسازی که فرآیندهای تجاری پیچیده‌ای دارند اما درآمد سالیانه آن‌ها رقم بزرگی نیست، احتمالا مجبور می‌شوند این محدودیت را بپذیرند.‌

مثال‌هایی از فروشندگان ERP سطح ۲

• Oracle Netsuite

Oracle Netsuite یک نرم افزار محبوب ERP سطح  ۲ ابری (Cloud) است که به وسیله‌ی هزاران کسب‌و‌کار متوسط تا خرد در سراسر جهان، و اعضای صنایع مختلفی مانند تولید، خدمات، فناوری اطلاعات و مراقبت‌های بهداشتی استفاده می‌شود.

دانلود راهنمای Netsuite

• SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign یک سیستم ERP سطح ۲ ابری است که معمولا به وسیله‌ی سازمان‌های در حال رشد در حوزه‌ی داروسازی، تکنولوژی‌های پیشرفته، خدمات حرفه‌ای و مراقبت‌های بهداشتی استفاده می‌شود.

دانلود راهنمای SAP Business ByDesign

• Sage Intacct

 Sage Intacct کار خود را به عنوان یک ابزار مدیریت مالی Cloud آغاز کرد اما به‌تدریج به یک سیستم ERP سطح ۲ برای شرکت‌های حوزه‌ی خدمات حرفه‌ای و فضای مشاوره، تجارت الکترونیک و بهداشت و درمان تبدیل شد.

دانلود راهنمای Sage Intacct

سطح ۳: بنگاه‌های خرد

نرم‌افزار‌های ERP سطح ۳، بسته‌های نرم‌افزاری کوچکی هستند که برای شرکت‌های کوچک با سیستم‌های حسابداری و عملیاتی کاربردی اما محدود طراحی شده است. نکته جالب این است که می‌توانید دامنه‌ی عملکرد این سیستم‌ها را خیلی دقیق و باجزئیات انتخاب کنید. به عنوان مثال، برخی از نرم‌افزارهای ERP سطح ۳ به طور ویژه برای صنایع تولید موادغذایی یا برای شرکت‌های مستقر در سوئد طراحی شده‌اند. از نظر اقتصادی نیز این گروه کاملا ارزان و به‌صرفه‌اند.

مزایا:

• نرم‌افزار سطح ۳ با چالش‌های مربوط به هر جغرافیا یا صنعت به‌خصوص آشنایی دارد و راه‌حلی که ارائه می‌دهد دقیقا متناسب با شرایط شماست.
• نسبت به دو گروه بالا، ارزان‌تر هستند و بسته به تعداد کاربران از ۲۰۰۰۰ دلار در سال یا بیشتر هزینه دارند.

معایب:

• ویژگی‌ها و عملکردهای محدود
• قابلیت سفارشی‌سازی، انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری محدود
• تعداد کاربران محدود

برای انتخاب سیستم ERP مناسب، باید درک کاملی از نیازهای کسب‌وکار خود داشته باشید. اگر شما هم درصدد هستید تا سیستم مناسبی را انتخاب کنید، عوامل زیر را مورد توجه قرار دهید:

• مقیاس‌پذیری
• سهولت استفاده
• قابلیت سفارشی‌سازی
• قابلیت ادغام با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری
• صرفه‌ی اقتصادی

در نهایت بهتر است سیستمی را انتخاب کنید که متناسب با بودجه شما باشد، بتواند هماهنگ با کسب‌وکارتان رشد کند و نیازهای خاص شما را برآورده سازد.