ERP یک سیستم برنامه‌ریزی است که در مدیریت هر چه بهتر منابع و رسیدن به نتایج بهتر به سازمان‌ها کمک می‌کند. این نرم‌افزار با تکیه بر داده‌های مهم در مدیریت سازمان، از قبیل مدیریت مالی، مدیریت منابع انسانی، حسابداری و … نقش ویژه‌ای را ایفا می‌کند. استفاده از این سیستم به ویژه در سازمان‌های بزرگ تاثیر به‌سزایی بر مدیریت یکپارچه و بهبود در تصمیم‌گیری‌های موثر و سریع دارد. در ادامه به بررسی بیشتر این نرم‌افزار پرداخته و ضرورت استفاده از آن را یادآوری خواهیم شد.
با مزایای سیستم‌های ERP آشنا شوید
با شناخت مزایای استفاده از سیستم ERP در مدیریت سازمان، بیش از پیش به ضرورت به‌کارگیری آن برای موفقیت هر چه بیشتر سازمانتان پی خواهید برد. از این جهت بیایید ابتدا نگاهی به چند مزیت مهم این سیستم داشته باشیم.
کاهش هزینه‌ها
صرفه‌جویی در هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین پارامترها در موفقیت یک سازمان است. یکی از نقاط قوت سیستم‌های ای آر پی، انجام فرآیندهای پیچیده‌ی محاسباتی و تحلیل و کاهش زمان و انرژی مورد نیاز برای هر یک از این موارد است. این موضوع سبب کاهش هزینه‌ها برای انجام امورات جزئی می‌شود. یکی از مزایای مهم سیستم‌های ERP کمک به حذف فرآیندهایی‌ست که ارزش افزوده‌ی چندانی تولید نمی‌کنند. حذف چنین فرآیندهایی در کنار برنامه‌ریزی انطباقی بین بخش‌های مختلف سازمان سبب کاهش اتلاف انرژی و زمان می‌شود. کاهش هزینه‌ی خرید لایسنس چندین نرم‌افزار، استخدام متخصص کار با هر یک از آنها و حذف نیاز به ایجاد هماهنگی بین تمامی داده‌ها دیگر مزیت این سیستم‌هاست.
افزایش وفاداری مشتریان
با استفاده از سیستم ERP مدیریت سازمان به شکلی بهینه‌تر انجام می‌شود. یکی از کاربردهای مهم این نرم‌افزارها مدیریت تعامل با مشتریان است. با به‌کارگیری سیستم‌های ای آر پی می‌توانید در مدیریت موجودی کالاها، پاسخ‌گویی به موقع به مشتری و بهبود تجربه‌ی آنها می‌توانید بیش از پیش رضایت مشتریان خود را جلب کنید. جلب رضایت مشتریان آنها به مشتری دائمی و وفادار شما بدل خواهد کرد.
افزایش درآمد
اتوماتیک شدن بسیاری از کارها به کمک سیستم‌های ERP سبب کاهش مدت پاسخ‌گویی به مشتری و افزایش فروش در طول زمان‌های مختلف می‌شود. طبیعتاً این موضوع بالا رفتن درآمد سازمان را به همراه خواهد داشت. اما مهم‌تر از آن، تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده از فعالیت شرکت، مزایای بسیاری در کشف موقعیت‌های رشد و افزایش درآمد دارد. برای مثال با تجزیه و تحلیل این داده‌ها به راحتی می‌توان سودآورترین محصولات را با بررسی جریان نقدینگی شناسایی کرده و در پروسه‌ی مارکتینگ بیش از پیش به آنها پرداخت. این سیستم‌ها همچنین به شناسایی تقاضای مشتریان کمک کرده و مدیریت انبار را تسهیل می‌کنند.
بهبود کلی عملکرد سازمان با استفاده از ERP
سیستم‌های ERP به دلیل یکپارچه‌سازی داده‌ها و ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف شرکت، سبب بهبود عملکرد سازمان می‌شود. به لطف این سیستم‌ها جمع‌آوری داده‌ها از دپارتمان‌های مختلف سازمان راحت‌تر انجام شده و هنماهنگی و همکاری بین این بخش‌ها با سهولت بیشتری صورت می‌گیرد. جمع‌آوری پیوسته‌ی داده‌ها و اشراف بر تمامی بخش‌های سازمان به تصمیم‌گیری‌های سریع و انتخاب بهترین استراتژی‌ها کمک می‌کند.
چه زمانی به سیستم ERP نیاز خواهید داشت؟
با توجه به آنچه در بالا گفته شد، استفاده از سیستم ERP می‌تواند در تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها نقشی موثر در موفقیت هر چه بیشتر ایفا کند. از این رو می‌توان گفت اگر به دنبال افزایش کارایی بخش‌های مخلتف سازمان خود هستید، به‌کارگیری این سیستم‌ها می‌تواند راه‌حلی مناسب و تضمینی باشد. اما چه زمانی استفاده از یک سیستم ای آر پی بدل به یک ضرورت می‌شود؟ این موضوع را در ادامه بیشتر بررسی می‌کنیم.
وقتی سازمانتان رشد می‌کند
رشد سازمان با افزایش بخش‌های مختلف، بیشتر شدن فعالیت‌های مورد نیاز و تلاش بیشتر در مدیریت این بخش‌ها همراه است. در چنین شرایطی وجود یک سیستم مدیریت یکپارچه ERP می‌تواند به شما در مدیریت سازمان و ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف آن کمک کند. یک سازمان بزرگ بدون شک در برنامه‌ریزی‌های مالی، بودجه‌ریزی، تحلیل سوددهی و … با چالش‌های بیشتری مواجه خواهد بود. این سیستم‌ها به شما در مشاهده‌ی دقیق‌تر روند روبه‌رشد شرکت کمک کرده و در اتخاذ چنین تصمیم‌هایی شما را یاری خواهند کرد.
وقتی حجم داده‌ها بالا می‌رود
مدیریت داده‌ها و طبقه‌بندی آنها در کسب‌وکارهای امروزی ارزش بالایی دارد. چرا که با تحلیل این داده‌ها می‌توان در مدیریت سازمان و دارایی‌ها، مدیریت تعامل با مشتریان و در نهایت تصمیم‌گیری‌های موثر بهتر عمل کرد. از این رو زمانی که میزان فروش یا ارائه‌ی خدمات افزایش یافته و تعداد مشتریان نیز به حد قابل توجهی می‌رسد، مدیریت این داده‌ها زمان و انرژی بسیاری را می‌طلبد. به‌ویژه اگر از سیستم‌های یکپارچه استفاده نکرده و مجبور به جمع‌آوری دستی داده‌ها از بخش‌های مختلف باشید.
امنیت داده‌ها
اگر امنیت اطلاعات برایتان اهمیت دارد، حتماً از یک سیستم ERP استفاده کنید. امنیت داده‌ها تنها نباید در برابر سرقت و نفوذ تامین شود. بلکه حفظ داده‌ها و جلوگیری از بین رفتن و حذف شدن‌ها به دلایل نرم‌افزاری و سخت‌افزاری یک ضرورت است که به کمک سیستم‌های ای آر پی ممکن می‌شود.
موفقیت سازمان با ERP
با توجه به آنچه گفته شد، سیستم ERP می‌تواند مدیریت سازمان را به تجربه‌ای متفاوت بدل کند. استفاده از این فناوری به سازمان‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک کمک می‌کند تا بخش‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را مدیریت و اجرا کنند. این سیستم‌ها در صورت لزوم شخصی‌سازی شده و با تعریف کاربران مختلف امکان استفاده‌ی آسان از آن فراهم می‌شود.
