در چند سال اخیر سازمان امور مالیاتی کشور تلاش زیادی برای سامانده‌ای اخذ مالیات از مشاغل به هدف افزایش رفاه عمومی در جامعه داشته است. راه‌اندازی سامانه مودیان کمک زیادی به‌سادگی فرایندها نموده است. بعد از تصویب ماده 5، مشاغل مختلفی که توسط اداره امور مالیاتی مشخص شده‌اند، موظف به ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان مالیاتی هستند.

آشنایی با فاکتور الکترونیکی در سامانه مودیان

در صورتحساب الکترونیکی یا فاکتور الکترونیکی در سامانه مودیان، اطلاعات کاملی از شماره مالیاتی فروشنده، خریدار و جزئیات معامله ثبت می‌شود. این اطلاعات که در سامانه مودیان ثبت می‌شود، امکان رسیدگی مالیاتی را به‌سادگی فراهم می‌آورد.
مطابق بند ج ماده 1 قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان مالیاتی، تمامی اشخاص حقیقی (صاحبان مشاغل) و اشخاص حقوقی موضوع فصل‌های چهارم و پنجم باب سوم قانون مالیات‌های مستقیم ملزم به ثبت و ارسال فاکتور الکترونکی به سامانه مودیان هستند.

عدم ثبت فاکتورهای الکترونیکی در موعد مقرر تخلف محسوب شده و موجب جرایم سنگین مالیاتی خواهد شد. از همین‌رو تمامی مودیان باید با نحوه ثبت و ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی  و جرایم سامانه مودیان و پایانه های فروشگاهی آشنایی کامل پیدا کنند.

مراحل ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان

برای ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی باید مراحل زیر را بادقت بالا دنبال کنید:

1-    ثبت‌نام در سامانه مودیان مالیاتی

کارپوشه مالیاتی یک پل ارتباطی بین سازمان امور مالیاتی و مودیان است. هر مودی در کارپوشه، اطلاعات کاملی از اظهارنامه مالیاتی، مالیات ارزش افزوده و صورتحساب الکترونیکی را مشاهده می‌کند. برای ورود به کارپوشه مالیاتی در سامانه مودیان باید به آدرس My.tax.gov.ir مراجعه کرده و بعد از ثبت‌نام، نام کاربری و رمز ورود را وارد کنید و به کارپوشه مالیاتی مراجعه کرده تا شناسه یکتای مالیاتی ایجاد شود.

2-    ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان

برای ثبت و ارسال صورتحساب الکترونیکی سه راه‌حل کلی وجود دارد:

1. توسط شرکت معتمد مالیاتی: شرکت های معتمد مالیاتی با توجه به درجه و اعتباری که از سازمان امور مالیاتی دریافت کرده‌اند، قادر به ارائه خدمات متنوعی هستند.
2. استفاده از نرم‌افزارهای ثبت و ارسال فاکتور: مودیان می‌توانند با استفاده از انواع نرم‌افزارهای حسابداری یا نرم‌افزارهای مدیریتی که قابلیت اتصال به سامانه مودیان را دارند، نسبت به ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان اقدام کنند؛
3. ثبت و ارسال فاکتور از طریق کارپوشه: تمامی مودیان بعد از ثبت‌نام در سامانه مودیان و دریافت شناسه یکتا از طریق کارپوشه مربوط، امکان صورتحساب الکترونیکی را خواهند داشت. باید توجه داشته باشید که در ارسال صورتحساب باید با استفاده از کلید خصوصی نسبت به امضای فاکتور الکترونیکی اقدام شود.

3-    انواع صورتحساب الکترونیکی

ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان از موضوعات مهمی است که قانون آن را به‌عنوان یک تکلیف برای فروشندگان پایانه‌های فروشگاهی تعیین کرده است. اما تمامی مودیان باید قبل از ثبت و ارسال فاکتورها با انواع آن آشنایی داشته باشند تا با مشکلی مواجه نگردند:

1. صورتحساب الکترونیکی اصلی: اولین صورتحسابی که پس از هر معامله توسط فروشنده صادر می‌شود و در واقع همان فاکتور فروش است. ثبت و ارسال صورتحساب الکترونیکی اصلی به سامانه مودیان الزامی است؛
2. صورتحساب الکترونیکی اصلاحی: در ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان، ممکن است اشتباهی به‌وقوع پیوندد و نیاز به اصلاح صورتحساب ایجاد شود. در صورتحساب الکترونیکی اصلاحی یک فاکتور جدید ایجاد می‌شود که شماره مالیاتی آن با فاکتور اصلی یکسان است. در فاکتورهای اصلاحی باید تمامی موارد درج شده در فاکتور اصلی به همراه اصلاح آن ذکر شود؛
3. صورتحساب الکترونیکی ابطالی: اگر بعد از ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان به هر دلیلی معامله فسخ شود باید در صورتحساب ابطالی موضوع در سامانه مودیان ثبت شود؛
4. صورتحساب برگشت از فروش: اگر بخشی از کالاهای فروخته شده فروشگاه توسط مشتری برگشت داده شوند، صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش صادر می‌شود.

نکات مهم در ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان

برای ثبت صورتحساب‌های الکترونیکی و ارسال آن به سامانه مودیان باید به نکات زیر توجه داشت:

1. قبل از ثبت و ارسال فاکتورها، آموزش لازم را دریافت کنید یا کار با سامانه مودیان را به شرکت‌های معتمد واگذار کنید؛
2. برای صدور صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان باید:
   1. در سامانه‌های مالیاتی ثبت نام کرده باشید؛
   2. دارای کد اقتصادی معتبر باشید؛
   3. دارای پایانه فروشگاهی یا سامانه فروش آنلاین متصل به سامانه مودیان باشید.
3. در یک صورتحساب الکترونیکی باید اطلاعات زیر ثبت شوند:
   1. شماره شناسه یکتا مالیاتی؛
   2. تاریخ و زمان صدور؛
   3. اطلاعات مربوط به کالا یا خدمات؛
   4. مبلغ فروش؛
   5. مشخصات خریدار؛
   6. مالیات بر ارزش افزوده.

ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مودیان از موضوعات مهمی است که باید توسط فروشندگان حقیقی و حقوقی مشمول قانون پایانه‌های فروشگاهی رعایت شود. هرگونه تاخیر یا عدم ارسال صورتحساب‌ها در موعد قانونی، تخلف محسوب شده و جرایم سنگینی دارد. استفاده از نرم‌افزارهای واسط یا کمک گرفتن از شرکت‌های واسط یک راهکار مطمئن برای ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی به سامانه مودیان است.

اتصال رایگان نرم‌افزار هلو APEX به سامانه مودیان مالیاتی

گروه فناوری اطلاعات هلو که نرم‌افزارهای اختصاصی حسابداری را برای بیش از ۱۵۰ صنف تولید می‌کند و اتصال رایگان به سامانه مودیان مالیاتی با نرم افزار هلو APEX را برای کاربران فراهم کرده است.از طریق نرم افزار هلو APEX، کلیه اطلاعات مربوط به فعالیت مؤدی را از طریق حافظه مالیاتی و فراخوانی متدهایAPI جمع‌آوری اطلاعات به سامانه مؤدیان منتقل و در پرونده و سوابق مالیاتی مؤدی ثبت می‌کند.