صاحبان فروشگاه‌ها همواره دغدغه رشد کسب‌وکارشان را دارند. رشد و پیشرفت و سودآوری بیشتر در کسب‌وکار، وابسته به عوامل مختلفی است، اما اساسی‌ترین قدم برای حفظ و رشد یک کسب و کار، مدیریت امور مالی و حسابداری است. کلیات حسابداری فروشگاهی مشابه حسابداری در سایر مجموعه‌هاست، با این وجود نکاتی ویژه حسابداری فروشگاهی است که رعایت آنها حیاتی است. در این مطلب به نکات مهم در خصوص حسابداری فروشگاهی می‌پردازیم.
حسابداری فروشگاهی چیست؟
در هر فروشگاهی که خرید و فروش محصول انجام می‌شود، باید ریز تمام خرید و فروش‌ها، موجودی کالاها در انبار، تاریخ دریافت و پرداخت چک‌ها، مقدار سود و زیان و سایر جزئیات به‌طور دقیق ثبت شود. فرایند ثبت و رسیدگی به این موارد «حسابداری فروشگاهی» نام دارد.
در حسابداری فروشگاهی، چه مواردی را باید رعایت کنیم؟
1. یک نرم‌افزار حسابداری مناسب انتخاب کنید
امروزه عملیات حسابداری شکل نوینی به خود گرفته و استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری به یک الزام تبدیل شده است. نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت ثبت تمام جزئیات را دارند و احتمال خطا در محاسبات نهایی را تقریبا از بین می‌برند. در واقع تنها زمانی که محاسبات به‌اشتباه انجام می‌شود، زمانی است که شما اطلاعات اولیه را به‌درستی وارد نرم‌افزار نکرده باشید.
از میان نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار که ویژه کسب‌وکارهای فروشگاهی تولید شده‌اند، یک مورد را که پاسخگوی نیازهای مالی و حسابداری شماست، انتخاب کنید و حساب و کتاب‌هایتان را به‌وسیله آن نرم‌افزار انجام دهید.
2. برای فروشگاه یک حساب جداگانه باز کنید
آگاهی دقیق از گردش مالی فروشگاه از مهم‌ترین وظایف شما به‌عنوان صاحب کسب‌وکار یا یک حسابدار است. بنابراین برای پیگیری دقیق گردش مالی و اطلاع از ریز واریزها و پرداخت‌ها، حسابی جداگانه برای مجموعه باز کنید تا بتوانید امور مالی را به‌دقت بررسی کنید.
3. از موجودی دقیق کالاها مطلع باشید
کالاها سرمایه یک فروشگاه هستند. همواره باید موجودی کالاها در انبار را زیرنظر داشته باشید و آنها را ثبت کنید؛ چرا که بابت این کالاها هزینه شده و قرار است با فروش آنها، هزینه‌های انجام‌شده برگردد و فروشگاه به سود برسد. دقت کنید که موجودی کالاها هیچ‌گاه نباید به صفر برسد و پیش از اتمام موجودی باید آنها را جایگزین کنید. اطلاعات موجودی کالا در نرم‌افزار نیز باید به‌روز باشد.
4. نقطه سربه‌سر را پیدا کنید
نقطه سربه‌سر یا نقطه تعادل مبلغی است که با فروش محصول به دست می‌آید و هزینه‌هایی را که صرف تولید محصول شده است، تأمین می‌کند. در واقع در نقطه سربه‌سر میزان هزینه و میزان درآمد با یکدیگر برابرند. شما باید برای رسیدن به نقطه تعادل محصول تلاش کنید و همواره بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی کنید. اگر نقطه تعادل بالا باشد، باید قیمت محصول را به‌نحوی افزایش یا هزینه تولید را به‌نحوی کاهش دهید.
5. مالیات بر ارزش افزوده را تعیین کنید
با توجه به درصد تعیین‌شده توسط اداره مالیات، نرخ مالیات بر ارزش افزوده را برای مشتریانتان تعیین کرده و آن را روی فاکتورهایتان لحاظ کنید.
6. بدهی‌ها و مطالباتتان را پیگیری کنید
برای حفظ اعتبار کسب‌وکار خود و همینطور رشد و پیشرفت آن، باید بدهی‌های خود را به‌طور مرتب پیگیری کرده و آنها را به‌موقع پرداخت کنید. در کنار آن، باید حواستان به مطالباتتان هم باشد و بررسی کنید که از چه کسی طلبکار بوده و باید چه مبلغی را دریافت کنید.
7. دستمزد نیروها را به‌موقع پرداخت کنید
نیازی به گفتن نیست که یکی از مهم‌ترین دلایل همه افراد برای کارکردن، کسب درآمد است. دریافت به‌موقع حقوق، نه‌تنها انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد، بلکه اعتبار مجموعه را نیز بالا می‌برد. بنابراین سعی کنید همیشه این موضوع را مدیریت کنید. بودجه‌ای را برای پرداخت دستمزد کارکنان درنظر بگیرید و حقوق نیروها را به‌موقع و تمام و کمال پرداخت کنید.
8. یک حسابدار خبره و با تجربه استخدام کنید
شما به‌عنوان مدیر یک فروشگاه، با مسائل بسیار زیاد و مختلفی درگیرید؛ مسائلی مثل مدیریت فروشگاه، رسیدگی به درخواست‌ها و شکایات مشتریان و بسیاری از مسائل دیگر که وقت و تمرکز شما را به خود اختصاص می‌دهند. استخدام یک حسابدار ماهر کمک می‌کند دیگر مواردی مانند فراموش‌کردن پرداخت بدهی‌ها، خطا و اشتباه در محاسبات و مواردی از این دست اتفاق نیفتد. ضمن اینکه یک حسابدار خبره به تمام پیچیدگی‌های مسائل مالی تسلط دارد و با وجود او دیگر دچار مشکلات مالیاتی نمی‌شوید.
9. بر روند کار حسابدار نظارت داشته باشید
پیش از این قرار شد رسیدگی به امور حسابداری را به یک کارشناس خبره حسابداری واگذار کنید، اما این به معنای تمام شدن مسئولیت‌های شما در این حوزه نیست. شما به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار در صورت سپردن مسئولیت هر بخش به یک شخص، باز هم باید بر آن بخش نظارت داشته باشید.
بخش حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. گاهی اوقات احتمال دارد حسابدار دچار خطایی شده یا قصد فریب شما را داشته باشد؛ پس شما باید همواره در جریان روند کار حسابدار باشید و از امور حسابداری کنار نکشید.
