جواب ساده است؛ تبین امور مالی در هر شرکت و سازمانی نیاز به یک تیم حسابداری دارد تا بخش زیادی از فشار مالی از دوش صاحب کسب و کار برداشته و این کار حساس به متخصص آن سپرده شود؛ اما در چه شرایطی نیاز به حسابدار احساس می‌شود و باید چه ویژگی‌هایی از یک حسابدار خوب مدنظر داشته باشیم؟
بدون شک وجود موثر هر حسابداری برای فراهم‌کردن اطلاعات مالی دقیق و قابل اعتماد و تجزیه و تحلیل آنها اهمیت زیادی دارد. وجود اطلاعات دقیق، اعتماد برانگیز، بهموقع و مربوط به فعالیت‌های اقتصادی نه تنها لازم بلکه حیاتی است. این اطلاعات مالی به وسیله نظام‌های حسابداری گزارش می‌شود. به‌همین خاطر همه‌ی کسب و کارها به یک مدیریت مالی درست و موثر برای رسیدن به موفقیت نیاز دارند.
در واقع حسابداری از اصلی‌ترین مواردی است که یک کسب و کار در حال رشد به آن نیاز دارد. کنترل حساب‌های دریافتنی به تحلیل رفتار مشتری به لحاظ بازپرداخت بدهی‌ها کمک می‌کند. شناسایی مشتریان بدحساب، بودجه‌بندی دقیق برای کشف ناکارآمدی در برنامه‌های عملیاتی، آگاهی از تغییرات بازار از طریق بررسی تغییرات ناگهانی در هزینه و درآمد فروش از جمله فواید حسابداری است.
حسابدار یا نرم افزار حسابداری؟
همان‌طور که انتخاب یک حسابدار قابل اعتماد ارزش بسیاری در کارهای تجاری دارد، یک نرم‌افزار تخصصی با ضریب خطای پایین و مورد اعتماد نیز باارزش است. نرم افزارهای حسابداری مزایای بسیاری دارند. یکی از ویژگی‌های منحصر‌به‌فرد آنها دسترسی ساده و راحت به تمامی اموال شما خواهد بود. زمانی که کوچک‌ترین مشکل مالی برای شرکت یا شخص شما پیش می‌آید، باید تعداد زیادی از اطلاعات مورد نیاز را در بخش‌های مربوطه وارد کنید. خود این موضوع وقت زیادی را از شما می‌گیرد که در ضریب خطا را نیز بالا می‌برد. این در حالی است که بهره‌گیری از نرم‌افزارهای حسابداری سرعت رسیدگی به امور مالی را تا حد بسیاری ارتقا خواهد داد.
نرم افزار حسابداری هلو یکی از نرم‌افزارهای اختصاصی حوزه حسابداری است که به‌صورت اختصاصی برای هر صنف تولید شده و نیازهای هر کسب و کار را به‌خوبی می‌شناسد و نه تنها امور حسابداری را بدون خطا انجام می‌دهد بلکه کسب و کار شما را نیز مدیریت می‌کند. علاوه بر این طیف گسترده‌ای از مشاغل، از کسب‌وکارهای کوچک گرفته تا شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ را نیز پوشش می‌دهد. در نرم‌افزارهای حسابداری ویژه‌ی اصناف هلو، به‌منظور سرعت بخشیدن به امور و افزایش سهولت در انجام کارها، فرآیندهای جاری در هر صنف در نظر گرفته شده و امکانات تخصصی و ويژه‌ی همان صنف در نرم‌افزار تعبیه شده است.
از بین‌بردن خطاهای انسانی
امور حسابداری در شرکت‌ها نیاز به برخورداری از علم و تجربه بالایی در این زمینه دارد. هرچه ارزش شرکت و پروژه‌های مالی بیشتر باشد، به طبع امکان بروز خطا در محاسبات نیز افزایش پیدا می‌کند. این یک واقعیت است که هر چه حسابدار تلاش کند که دقت زیادی را به خرج بدهد، باز ممکن است در مواردی امور مالی را به دلیل بروز خطا در محاسبات با مشکلاتی روبه رو کند. در این موارد نرم افزارهای حسابدار شخصی به کمک شما خواهد آمد و دقیق‌ترین و سریع‌ترین حسابدار همراه برای شما خواهد بود. استفاده از این نرم‌افزارها بروز مشکلات و خطاهایی را که معمولا افراد دچار آن می‌شوند به حداقل خواهد رساند.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
افزایش دقت در محاسبات
هر چقدر هم که یک حسابدار در انجام محاسبات دقیق باشد، باز هم دقت آن به پای دقت محاسباتی کامپیوتر نمی‌رسد. خبره‌ترین و باتجربه‌ترین حسابداران نیز مجبور هستند چندین بار محاسبات خود را بررسی کنند تا درصد خطا را تا حد زیادی کم کنند. اما استفاده از نرم افزار حسابداری با توجه به دقت بالای محاسباتی کامپیوتر، می‌تواند درصد خطا در محاسبات را تا نزدیک به صفر کاهش دهند.
افزایش سرعت در محاسبات
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزارهای حسابداری این است که باعث می‌شود سرعت محاسبات تا حد قابل توجهی افزایش پیدا کند. زمانی که حسابدار به حجم بالایی از اسناد روبرو می‌شود، بررسی و انجام محاسبات این اسناد می‌تواند کاری بسیار زمان‌بر و تنش‌زا باشد. اما استفاده از یک نرم افزار حسابداری در این موقعیت می‌تواند سرعت محاسبات را بسیار افزایش داده و حسابدار در مدت زمان کم‌تری محاسبات را نهایی کند.
دسترسی آسان به اطلاعات
معمولاً بعد از گذشت یک سال از فعالیت سازمان، برای نگهداری اسناد مالی به یک کمد بزرگ نیاز است؛ چرا که حسابدار مجبور است همه‌ی اسناد مالی را در زونکن‌ها و پوشه‌های مختلف دسته‌بندی کند و همه‌ی آنها را بایگانی کند. نرم‌افزار حسابداری این امکان را به سازمان می‌دهد که از شر اسناد کاغذی خلاص شده و اسناد را به‌صورت دیجیتالی در یک سیستم جامع ذخیره کنند. البته این نکته را هم باید در نظر گرفت که این دسته نرم‌افزارهای سازمانی، نمی‌توانند به‌طور کامل جایگزین بایگانی‌های اسناد کاغذی شوند و در نهایت اسناد مالی با درجه اهمیت بالا باید به صورت فیزیکی بایگانی شوند.
گزارش‌گیری آسان
با توجه به این که همه‌ی اسناد مالی در یک سیستم ذخیره می‌شوند، به‌سادگی می‌توان از آنها گزارش‌های مختلفی گرفت. معمولاً نرم‌افزارهای حسابداری انواع مختلفی از گزارش با استفاده از فاکتورهای مختلف را آماده می‌کنند و کاربر به‌سادگی و با مشخص‌کردن بازه زمانی یا بازه شماره فاکتورها، می‌تواند گزارش مورد نیازش را دریافت کند.
افزایش امنیت
امنیت در مباحث مالی سازمانی بسیار اهمیت دارد. فرض کنید اسناد مالی یک ساله سازمان که در کمدی بایگانی شده است، طی یک اتفاق از بین برود! یا مثلاً شخصی از بیرون از سازمان به این اسناد دسترسی پیدا کند! چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ احتمالاً مدتی طولانی برای برطرف‌کردن اثرات جانبی این اتفاقات باید زمان صرف کنید. استفاده از نرم‌افزار حسابداری این قابلیت را به شما می‌دهد که اسناد را در چند جای مختلف به‌صورت دیجیتالی ذخیره کنید و اگر یکی از این منابع به مشکل برخورد کرد، از منبع دیگری استفاده کنید. همچنین این سیستم‌ها قابلیت رمزگذاری دارند و افراد مسئول می‌توانند با مشخص کردن رمز ورود و حتی مشخص کردن سطوح مختلف دسترسی، از اسناد مالی محافظت کنند.
